Ład dokumentacyjny jako element wspierający ład korporacyjny

Kiedy parę lat temu ukułam pojęcie „ład dokumentacyjny”, nie spodziewałam się, że zostanie ono tak dobrze przyjęte przez przedsiębiorców. Celem ładu dokumentacyjnego jest wspomaganie ładu korporacyjnego w spółkach prawa handlowego poprzez stworzenie i stosowanie odpowiednich rozwiązań dotyczących kwestii dokumentów i dokumentowania. Zastosowanie zasad odnoszących się do porządku dokumentacyjnego umożliwia zoptymalizowanie procesu tworzenia dokumentów zgodnych z intencją twórcy oraz z przepisami prawa, bieżącą ich aktualizację, właściwe i bezpieczne udostępnianie, skuteczną realizację praw i obowiązków określonych w poszczególnych dokumentach. Ponadto, od strony technicznej, ład dokumentacyjny przyczynia się do kształtowania i utrzymania optymalnych relacji w obrębie organizacji, jak i ze środowiskiem zewnętrznym.

Ład dokumentacyjny odnosi się do dokumentacji stricte korporacyjnej, a więc dokumentów ustrojowych, regulaminowych oraz tych wytwarzanych w czasie funkcjonowania poszczególnych organów spółek. Przyjęcie określonych zasad dotyczących wytwarzania dokumentów, ich obiegu w obrębie danej organizacji, jak i na zewnątrz, ustalenie kwestii archiwizacji i brakowania powinno usprawniać pracę i wspomagać działalność spółki, a w tym jej organów. Ujmując kwestie dokumentowe szeroko i odnosząc je do wszelkich dokumentów przedsiębiorstwa zastosowanie ma records management i wówczas ład dokumentacyjny może stanowić jego element.

Do zasad ładu dokumentacyjnego, na które warto zwrócić uwagę i które warto opracować, można zaliczyć:

  • zasady dotyczące procesu tworzenia dokumentu, który będzie zawierał dane istotne, zgodne z przyjętymi założeniami oraz z wymogami prawnymi. Dotyczy to np. umowy czy statutu spółki, jak i poszczególnych regulaminów (zarządu, rady nadzorczej, zgromadzenia wspólników/akcjonariuszy). Warto bowiem zwrócić uwagę, aby dokumenty ustrojowe i organizacyjne cechowały się stabilnością postanowień, w których zostaną odzwierciedlone m.in. rzeczywiste cele i potrzeby spółki oraz jej organów. Jest to ważne, ponieważ każdorazowe wprowadzanie zmian wymaga dodatkowych procedur, w tym związanych z akceptacją właściwych organów;
  • zasady dotyczące aktualizacji danych zawartych w dokumentach;
  • zasady obiegu dokumentów korporacyjnych w spółce oraz zasady ich udostępniania na zewnątrz. Przejrzyste reguły w tym zakresie pozwolą na sprawną organizację pracy oraz na eliminację ryzyk, np. opóźnień w przekazywaniu i zapoznawaniu się z treścią dokumentów. Ważną rolę pełni także należyte zabezpieczenie dokumentów oraz zawartych w nich informacji przed nieuprawnionymi osobami. Szczególnego znaczenia uwaga ta nabiera w przypadku zabezpieczenia nośników zawierających dane wrażliwe;
  • zasady dotyczące archiwizacji dokumentów oraz określenie terminów ich przechowywania, biorąc pod uwagę przepisy prawa, a także np. znaczenie historyczne i dowodowe dokumentu.

Uwzględniając elementy ładu dokumentacyjnego, warto wziąć pod uwagę aspekt odpowiedzialności za dokumenty oraz konsekwencje niewłaściwego prowadzenia dokumentacji bądź jej braku, wadliwych treści zawartych w dokumentach oraz nieprawidłowości w udostępnianiu dokumentów.

Jak wspomniałam, ustalenie reguł dokumentacyjnych powinno w sposób znaczący przyczynić się zarówno do właściwego kształtowania relacji w obrębie organów spółki, jak i pomiędzy nimi. Ponadto takie reguły powinny przyczynić się do właściwego przepływu dokumentów i informacji w nich zawartych na zewnątrz organizacji.

W celu ustalenia, czy ład dokumentacyjny odzwierciedla rzeczywiste potrzeby, czy odpowiada przyjętym założeniom oraz czy spełnia wymogi prawa, warto rozważyć przeprowadzanie audytu dokumentacyjnego, dzięki któremu można ocenić jakość stosowanych dotychczas rozwiązań.

Autorka tekstu: dr Ewa Maleszyk, radca prawny, doktor nauk prawnych, mediator. Prowadzi kancelarię prawną, której jednym z celów jest wsparcie prawne kobiet przy realizacji ich działań zawodowych. www.ewamaleszyk.pl

Artykuł pochodzi z magazynu Businesswoman & life, www.businesswomanlife.pl

Dodaj komentarz