Biuro bez papieru – oszczędniej i efektywniej
Przeczytasz w 2 minuty

Biuro bez papieru – oszczędniej i efektywniej

Wzrost kosztów prowadzenia działalności gospodarczej stał się faktem. Tym razem nie jest to ograniczona korekta niektórych pozycji kosztowych, ale początek długotrwałego trendu, który może w przyszłości potencjalnie obniżać rentowność biznesu. W tym momencie jeszcze bardziej niż wcześniej, warto przemyśleć rozwiązania, które z jednej strony długotrwale obniżają koszty działalności, ale z drugiej trwale wprowadzają rozwiązania, które pozwalają optymalizować procesy. Bardzo często nie dotyczy to tylko kluczowych procesów, ich modyfikacje są zawsze bardziej ryzykowne i trudniejsze, ale procesów szeroko pojętego back office’u. Są niezbędne, w każdej firmie istnieją i generują określone koszty i angażują określone zasoby.

Właśnie do przyjrzenia się takim procesom namawiamy klientów Archivio. To, co proponujemy, to rozwiązania, które pozwalają skupić się na core biznesie, ułatwiając działanie w obszarach niezbędnych dla funkcjonowania każdej organizacji, ale nie kluczowych finansowo.

Takimi są wysiłki, które eliminują nie tylko wykorzystywanie dokumentów papierowych, ale generalnie optymalizują zarządzanie wszelką dokumentacją w firmie.

Kilka naszych sugestii:

  1. Pozbądź się dokumentacji archiwalnej, do której tak rzadko zaglądasz. Oddaj firmie, która ją uporządkuje, skataloguje według ustalonych zasad i przejmie trud przechowywania. Ile to zaoszczędza miejsca w każdej firmie! Nawet, jeżeli będziesz potrzebował oryginału, to przywieziemy go do Ciebie sprawnie, a jeśli wystarczy Ci skan, wyślemy go mailem.
  2. Jeżeli posiadasz dokumentację, do której często zaglądasz i ona „żyje”, wymaga uzupełniania – zbuduj repozytorium. Często w firmach wydaje się, że skoro dokumentacja nie jest archiwalna i do niej zaglądamy to musimy ją trzymać na miejscu. A ile wysiłku kosztuje pilnowanie w niej porządku? Bywa, że ogólnodostępne powszechne rozwiązania chmurowe rozwiązują problem. Na bardzo krótko, bo utrzymywanie w nich porządku i systematyczności zabiera mnóstwo czasu. A szczególnie gdy wiele osób z nich korzysta. Archivio zaproponuje Ci dopasowane do Twoich wymagań repozytorium dokumentów: wspólnie stworzymy najbardziej adekwatny system klasyfikacji i „szufladkowania”, najważniejsze posiadane przez firmę zasoby w odpowiednim porządku zeskanujemy i udostępnimy w przyjaznym narzędziu. Papierowe dokumenty źródłowe przechowamy w uzgodnionym porządku. A przyrastające dokumenty cyklicznie będziemy skanować, umieszczać w archiwum dokumentów papierowych, a skany wgrywać w odpowiednie miejsce w repozytorium. Ile pracy to zaoszczędzi. Policz!
  3. A dlaczego nie przejść tylko na dokumenty elektroniczne? W tylu miejscach jest to zmiana wręcz oczywista, posiadanie dokumentu papierowego niczego do procesów nie wnosi. Zaproponujemy rozwiązanie, które to ułatwi i uczyni prostym. W naszej ofercie posiadamy rozwiązania zarówno proste i szybkie do wdrożenia w przypadku nieskomplikowanych procesów, jak i duże, rozbudowane funkcjonalnie aplikacje do klasyfikowania otrzymywanych dokumentów i zarządzania ich przepływem w firmie. Wszystko po to, aby rozwiązanie dopasować do potrzeb, a nie odwrotnie.
  4. Zautomatyzuj procesy lub ich elementy, które nie wymagają decyzji pracownika, są powtarzalne i częste. Ostatnie lata to wielki rozwój i weryfikacja narzędzi służących automatyzacji procesów. Już dobrze wiadomo, które z nich i w jaki sposób warto wykorzystywać. W ten sposób robimy to punktowo, celowo, nie tracąc energii i czasu na te elementy procesów, których automatyzacja nie przyniesie istotnych korzyści. Jesteśmy zwolennikami automatyzacji celowanej, nie generalnego zwrotu w kierunku nowych narzędzi.

Kluczowym aspektem wdrożenia powyższych rozwiązań jest współpraca w wypracowaniu najlepszego rozwiązania, wieloletnie doświadczenie dostawcy i gwarancja bezpieczeństwa procesów i wykorzystywanych danych.

Ideą Archivio jest zaczynanie wdrożenia rozwiązania od wspólnych warsztatów z klientem. Z naszego doświadczenia, na nich krystalizują się kluczowe wymagania i aspekty, które należy uwzględnić. Służymy tu prawie 20 latami prawdziwego doświadczenia w budowania rozwiązań „Biuro bez papieru”. Wiele wątpliwości menadżerów, którzy odpowiadają za procesy, potrafimy rozwiać wskazując na konkretne przykłady działających narzędzi i struktur.

Wdrożyliśmy niezbędne zasady i posiadamy certyfikat bezpieczeństwa procesów ISO 27001/2013. To potwierdzenie naszego przeświadczenia, że w nowoczesnym świecie, same rozwiązania to tylko część projektu. Tak samo ważne, a czasem ważniejsze jest, czy rozwiązanie gwarantuje bezpieczeństwo danych, którymi na co dzień operuje.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Zaloguj się

Zarejestruj się

Reset hasła

Proszę wpisać nazwę użytkownika lub adres e-mail, a otrzymasz e-mail z linkiem do ustawienia nowego hasła.