Ryzyko wystąpienia sporu w biznesie jest wpisane w prowadzenie działalności gospodarczej. Przyczyny sytuacji konfliktowych mogą być rożne: niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, niespłacone zobowiązania, konflikty pomiędzy wspólnikami, konflikty pomiędzy kadrą zarządzającą, sprawy pracownicze. Niejednokrotnie pierwszą rzeczą, która przychodzi na myśl to skierowanie sprawy do sądu. Nie jest to jedyna możliwość, z której można skorzystać by doprowadzić do zakończenia konfliktu. Warto rozważyć zastosowanie polubownych metod rozwiązywania sporów, np. mediacji.
Specyfika relacji biznesowych wymaga elastyczności, także w czasie kryzysu. Poza tym, podejmując decyzję dobrze jest rozważyć za i przeciw każdego rozwiązania. Nie zawsze bowiem walka o racje, o wygraną jest jedynie słusznym wyjściem z sytuacji. Trzeba bowiem wziąć pod uwagę różne elementy, w tym czas poświęcony na postępowanie oraz jego koszty. Warto zadać sobie także pytanie, na ile proces sądowy może mieć wpływ na wizerunek biznesowy, zwłaszcza w oczach potencjalnych klientów oraz czy w przypadku batalii sądowych nie ucierpi reputacja firmy. Stąd polubowne rozwiązanie sporu może okazać się korzystniejszym rozwiązaniem, choć na początku można odnieść wrażenie, że burzy ono koncepcję walki o swoje. W mediacji brak jest miejsca na walkę, nie ma podziału na wygranych i przegranych. Jest to postępowanie dobrowolne, w którym skonfliktowane strony szukają wyjścia z zaistniałej sytuacji, porozumienia, przy udziale profesjonalnego mediatora. To strony decydują, czy chcą skorzystać z mediacji, a na każdym etapie tego postępowania mogą z niego zrezygnować. Mediator natomiast wspiera strony w procesie komunikacji i budowaniu porozumienia, a prowadząc postępowanie mediacyjne pozostaje bezstronny i neutralny. Takie rozwiązanie, o ile strony się porozumieją, daje szansę na zachowanie relacji biznesowych, pomimo trudności. W mediacji, inaczej niż ma to miejsce w postępowaniu sądowym, to strony decydują o końcowym efekcie i ustalają warunki ugody. Z tym, że ugoda zawarta przez strony przed mediatorem wymaga zatwierdzenia przez sąd, by mogła uzyskać moc prawną ugody sądowej.
Z punktu widzenia biznesowego warto pamiętać, że mediacja jest procesem poufnym – strony, mediator, jak i ewentualnie inne osoby biorące w niej udział są zobowiązane do zachowania poufności. Jest to istotne, zwłaszcza biorąc pod uwagę ochronę informacji szczególnie wrażliwych, objętych tajemnicą np. handlową.
Od 1 stycznia 2016 r. obowiązują przepisy ustawy z dnia 10 września 2015 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze wspieraniem polubownych metod rozwiązywania sporów (Dz.U. 2015 r., poz. 1595). Jednym z celów wprowadzonych rozwiązań jest zwiększanie wykorzystania polubownych metod rozwiązywania sporów. Do najistotniejszych regulacji zawartych w tej ustawie należy zaliczyć obowiązek informowania w pozwie, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, natomiast w przypadku, gdy taka próba nie była podjęta – konieczne będzie wyjaśnienie przyczyny jej niepodjęcia. Ponadto, przed pierwszym posiedzeniem wyznaczonym na rozprawę sędzia może dokonać oceny, czy skierować sprawę do mediacji i w tym celu, jeżeli zajdzie potrzeba wysłuchania stron, sędzia może wezwać strony do osobistego stawiennictwa na posiedzeniu niejawnym. Warto zwrócić uwagę, że jeżeli strona nie stawi się bez uzasadnienia na spotkanie informacyjne lub posiedzenie niejawne, sąd może obciążyć ją kosztami nakazanego stawiennictwa poniesionymi przez stronę przeciwną. Kolejna rzecz – sprawa może zostać skierowana do mediacji na każdym etapie postępowania, a termin na jej przeprowadzenie został wydłużony do trzech miesięcy, z tym że jeżeli okaże się to zasadne, na zgodny wniosek stron, termin ten będzie mógł zostać wydłużony. Nowością jest, że mediacja będzie mogła być prowadzona w sprawach nakazowych, w których skutecznie wniesiono zarzuty. Ponadto strony mają pierwszeństwo przy wyborze mediatora. Po skierowaniu stron do mediacji sędzia niezwłocznie przekaże dane kontaktowe stron i ich pełnomocników mediatorowi. Prowadząc mediację, mediator może wykorzystywać różne metody zmierzające do polubownego rozwiązania sporu. W tym celu mediator może wspierać strony w formułowaniu rozwiązań ugodowych, a także na zgodny wniosek stron może wskazać sposoby rozwiązania sporu, z tym że takie sugestie nie będą dla stron wiążące. Ponadto rozszerzony został obowiązek zachowania tajemnicy mediacji na wszystkich uczestników postępowania mediacyjnego.
Nowa ustawa wprowadziła także szereg korzystnych zmian dotyczących kosztów postępowania, w tym m.in.: zwrot z urzędu całej uiszczonej opłaty od pisma wszczynającego postępowanie w pierwszej instancji oraz zarzutów od nakazu zapłaty, jeżeli postępowanie zakończyło się zawarciem ugody przed rozpoczęciem rozprawy przed sądem pierwszej instancji; zwrot trzech czwartych uiszczonej opłaty od pisma wszczynającego postępowanie w pierwszej instancji oraz zarzutów od nakazu zapłaty, jeżeli w toku postępowania zawarto ugodę przed mediatorem; zwrot z urzędu połowy uiszczonej opłaty od pisma wszczynającego postępowanie w pierwszej instancji oraz zarzutów od nakazu zapłaty, jeżeli postępowanie w pierwszej instancji zakończyło się zawarciem ugody po rozpoczęciu rozprawy; niepobieranie opłaty od wniosku o zatwierdzenie ugody zwartej przed mediatorem w wyniku przeprowadzenia mediacji na podstawie umowy o mediację.
