Na każdego pracodawcę, zgodnie z Kodeksem Pracy, nałożony jest obowiązek ewidencjonowania czasu pracy. Celem prowadzenia takiej dokumentacji jest staranne ustalanie wysokości świadczeń należnych pracownikom. Sposoby skutecznego rejestrowania czasu pracy wskazuje Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej regulujące sprawy związane z dokumentacją pracowniczą. Jak rejestrować czas pracy pracowników w skuteczny sposób, który będzie zgodny z przepisami?

1. Ewidencja czasu pracy i lista obecności – rozróżnienie

Aby móc skutecznie rejestrować czas pracy pracowników, należy zapoznać się z różnicami między ewidencją czasu pracy a listą obecności. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się, że te dwa dokumenty nie różnią się niczym – jest zupełnie na odwrót. Za pomocą listy obecności jedynie potwierdza się obecność pracownika na swoim stanowisku. Prawo nie obliguje do prowadzenia tego rodzaju dokumentacji. Na stronie: https://inewi.pl/Karta-Ewidencji-Czasu-Pracy-Wzor można zapoznać się z wzorem karty przeznaczonej do rejestrowania czasu pracy. Taki miesięczny schemat może pomóc w stworzeniu skutecznego dokumentu, który spełni wszystkie prawne wymagania.

2. Czy należy prowadzić ewidencję czasu pracy wszystkich pracowników?

Pracodawca nie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy w stosunku do osób, które pracują w trybie zadaniowym. Czynność ta nie jest również niezbędna w przypadku pracowników, którzy podejmują decyzje dotyczące zakładu, otrzymują ryczałt za nadgodziny oraz pracują w trybie nocnym. Grupa osób, których nie dotyczy ewidencja, jest więc stosunkowo wąska.

3. Nowoczesne sposoby na rejestrację czasu pracy

Obecnie wiele firm znacząco usprawnia swoje metody rejestrowania czasu pracy i wykorzystuje coraz to nowsze sposoby. Już niewielka liczba pracodawców stosuje typowe, papierowe listy. Zostały one wyparte z użycia przez tablety i komputery. Czym jest rejestracja czasu pracy online? Systemy umożliwiające ewidencjonowanie czasu pracy określane są symbolem RCP, a ich działanie bazuje na współpracy urządzeń rejestrujących z kartami, w które firma zaopatruje pracowników.

4. Ewidencja czasu pracy – z jakich metod warto korzystać?

Najczęściej wybieraną przez pracodawców metodą jest korzystanie z czytników zbliżeniowych. Niektóre urządzenia tego typu wykonują pracownikowi zdjęcie – niweluje to ryzyko pojawienia się na terenie firmy nieupoważnionej osoby. Coraz chętniej stosowane są też czytniki linii papilarnych i skanery kodów QR. Wygodnym – zarówno dla pracowników, jak i pracodawców – rozwiązaniem jest rejestrowanie czasu pracy poprzez zalogowanie się pracownika na swoje konta w przeglądarce internetowej. Tego rodzaju rozwiązania technologiczne ułatwiają pracodawcy sprawne kontrolowanie dokumentacji i zmniejszają ryzyko popełnienia błędu. Znacząco zwiększa się wiarygodność prowadzonej ewidencji co niesie ze sobą korzyści dla właściciela firmy i dla pracownika.

5. Komu powierzyć rejestrowanie czasu pracy?

Aby prowadzenie ewidencji czasu pracy było skuteczne i zgodne z obowiązującymi regulacjami, powinno zostać przekazane osobie, która ma do tego odpowiednie kwalifikacje. Co do zasady, osobą odpowiedzialną powinien być prawodawca. Jednak ma on prawo do zlecenia tego obowiązku osobie, która ma dostęp do informacji o liczbie przepracowanych przez pracowników godzin. Najczęściej jest kierownik danego działu.