Prawidłowe funkcjonowanie firmy w dużej mierze jest uzależnione od dyspozycyjności poszczególnych pracowników. Jeśli chcesz, żeby Twoi klienci byli dobrze obsłużeni, to musisz zadbać o to, aby w biurze zawsze znajdował się specjalista, który odbierze telefon i w atrakcyjny sposób przedstawi ofertę. Jak szybko stworzyć grafik pracy na cały rok?
Układanie grafików to spore wyzwanie, szczególnie jeśli w Twojej firmie pracuje więcej niż 10 osób. Podczas przygotowywania harmonogramu dla całego zespołu musisz uwzględnić plany urlopowe, święta oraz nagłe nieobecności. Choć planowanie urlopu na żądanie nie jest możliwe, to jednak możesz znacząco ułatwić sobie pracę poprzez wykorzystanie zaawansowanych narzędzi internetowych. Sprawdź, jak to wygląda w praktyce!
Układanie grafiku pracy – podstawowe zasady
Układanie grafiku pracy warto rozpocząć od ustalenia liczby godzin w miesiącu, które powinien przepracować dany pracownik. Czas i tryb pracy jest ściśle powiązany z charakterem wykonywanych obowiązków, dlatego inaczej wygląda tworzenie grafików dla pracowników pracujących w systemie zmianowym, a inaczej dla osób, które pracują zdalnie bądź hybrydowo. Jednak zawsze należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:
-godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
-całościowy wymiar czasu pracy,
-dobę pracowniczą,
-odpoczynki dobowe i tygodniowe,
-zapewnienie wolnej niedzieli przy najmniej raz na 4 tygodnie,
-dni wolne od pracy,
-urlopy pracowników.
Grafik pracy możesz stworzyć w formie papierowej lub elektronicznej. Druga opcja jest zdecydowanie wygodniejsza, ponieważ umożliwia szybkie naniesienie niezbędnych poprawek.
System do tworzenia grafiku pracy online
Grafik pracy powinien być czytelny i musi też uwzględniać specyfikę pracy w danej branży. Jeśli chcesz, aby układanie grafiku było proste i przyjemne, to skorzystaj ze specjalnego programu do tworzenia grafików online. Takie narzędzie posiada wbudowane funkcjonalności, dzięki którym bez większego wysiłku zbierzesz wszystkie istotne dane w jednym miejscu, a także wygenerujesz szczegółowe raporty zawierające czas pracy i godziny nadliczbowe.
System do tworzenia grafiku pracy online pozwala na całkowite wyeliminowanie pomyłek, ponieważ został wyposażony w gotowe szablony, które znacząco ułatwiają ewidencjonowanie czasu pracy i wprowadzanie niezbędnych zmian.
Korzystanie z tego narzędzia to także spora oszczędność czasu. Uprawniony pracownik może mieć bezpośredni wgląd w swój grafik, a gdy dział kadr dokona zmian, zostanie o tym natychmiast powiadomiony. Jest to zatem doskonały sposób na usprawnienie komunikacji między pracodawcą a pracownikami.
Teraz już wiesz, jak możesz przyspieszyć układanie harmonogramu i wyeliminować ewentualne błędy. Narzędzia dostępne online mają uniwersalne zastosowanie, dzięki czemu dobrze się sprawdzą w każdej firmie niezależnie od tego, w jakiej branży działa. W ten sposób efektywnie zorganizujesz pracę zarówno małego, jak i dużego przedsiębiorstwa.
