Zarządzania czasem może się nauczyć każda z nas. Nie potrzeba do tego ani matury, ani tym bardziej dyplomu wyższej uczelni. Konieczna jest jedynie odrobina dobrej woli.

Z czasem jest pewien kłopot, bo zawsze zdaje się nam, że mamy go za mało na rzeczy ważne, lub odnosimy wrażenie, że tracimy go za dużo na sprawy nieistotne. Ponadto, w jednym i w drugim wypadku mamy rację, a czas ciągle biegnie przed siebie: raz wolniej, a raz szybciej, ale nigdy nie chce się zatrzymać i nie da się go cofnąć. Zapewne często zadajesz sobie pytanie: Jak mam nad tym wszystkim zapanować, skoro wokół mnie panuje taki chaos? Oto 10 sposobów na zarządzanie czasem.

Dzienne rutyny

Warto, byś rozpoczynała każdy dzień w taki sam sposób, czyli np. poprzedzała drogę do pracy joggingiem lub jazdą na stacjonarnym rowerze, a pierwsze pół godziny w biurze bezwzględnie poświęcała wyłącznie na odpowiadanie na mejle lub wykonywanie telefonów. Rutyna, czyli przyzwyczajenie, to druga natura człowieka. Dzień, który rozpoczynamy planowo, energicznie i sprawnie, poniekąd zmusza nas, byśmy tak samo postępowali w dalszej jego części. Dlatego specjaliści od efektywności i zarządzania czasem zalecają, aby obiady jadać zawsze o tej samej porze oraz o tym samym czasie robić sobie przerwy w pracy.

Lista rzeczy zakazanych

We współczesnym świecie nie mniej ważne od tego, co chcesz zrobić, jest to, czego robić nie powinnaś. Jeśli zatem zauważyłaś, że brakuje ci czasu na wykonanie ważnych zadań, powinnaś ustalić swą prywatną listę czynności, których w najbliższych godzinach lub dniach nie wolno ci w ogóle wykonywać (Not-To-Do-List). Z pewnością na takiej „zakazanej liście” powinny znaleźć się takie pozycje jak: bezmyślne surfowanie po Internecie, sprawdzanie prywatnej poczty mejlowej lub czytanie wiadomości w mediach społecznościowych.

Reguła Eisenhowera

Przyczyną braku czasu i efektów w pracy oraz w życiu domowym może być też to, że zajmujesz się wszystkimi sprawami niemal jednocześnie, nie odróżniając rzeczy ważnych od nieważnych. Zauważył to już amerykański generał i prezydent Dwight Eisenhower. Twierdził on, iż „to, co jest ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko jest ważne”. Innymi słowy, w pierwszej kolejności załatwiaj osobiście sprawy, które są ważne i pilne, a sprawy, które są ważne, ale niepilne, odkładaj na później. Natomiast staraj się w miarę możliwości nie zajmować w ogóle tymi kwestiami (lub delegować je innym), które są pilne bądź niepilne, ale na pewno nieważne.

Zrobione – zakończone

Regułę Eisenhowera uzupełnia zasada Getting Things Done (GTD), autorstwa amerykańskiego specjalisty od efektywności w pracy Davida Allena. Zaleca on m.in., by dzień pracy rozpoczynać od załatwiania spraw naprawdę ważnych i pilnych, ale też niewymagających dużo czasu na ich załatwienie. Dzięki tej metodzie wzrasta bowiem nie tylko nasza efektywność, ale też decyzyjność, pewność siebie i w końcu – biegłość w zarządzaniu czasem w pracy.

Reguła 40–30–20–10

Do zasady GTD nawiązuje metoda 40–30–20–10. Oznacza ona, że 40 proc. czasu zaplanowanego na wykonanie całego zadania przeznaczamy na najważniejsze sprawy, 30 proc. na kwestie mniej istotne, 20 proc. na jeszcze mniej ważne, a 10 proc. na sprawy, którymi po prostu powinien się zajmować ktoś zdecydowanie mniej utalentowany i gorzej wykształcony niż my.

Zasada jednozadaniowości

Nie brak jednak osób, które uważają, że są niczym cesarz Napoleon i potrafią jednocześnie dyktować kilka listów, grać w szachy, flirtować oraz prowadzić potężną armię do zwycięstwa. Najnowsze badania psychologiczne i neurologiczne mówią jednak, że wielozadaniowość, czyli tzw. multitasking, to mit, legenda, a nie rzeczywistość. Im więcej zadań wykonujemy jednocześnie, tym więcej czasu nam one zabierają. Ponadto wypadamy w każdym z nich gorzej, niż gdybyśmy każde wykonywali oddzielnie. Świadomość tego, że trzeba się skoncentrować na jednym zadaniu, jest szczególnie ważna dziś, w czasach rewolucji informatycznej. Nadmiar bodźców w postaci treści internetowych, mediów społecznościowych czy gier sprawia, że coraz więcej osób ma dziś. problemy z wykonywaniem najprostszych zadań (np. z pisaniem prostych informacji lub czytaniem ze zrozumieniem). Naukowcy z Uniwersytetu Sussex ostrzegają nawet, że współczesny, elektroniczny multitasking dosłownie zabija nasze mózgi, sprawiając, że poziom IQ dorosłej osoby spada nawet o kilkanaście punktów, degradując ją do poziomu ośmiolatka!

Metoda salami

Metoda ta sprawdza się szczególnie wtedy, gdy masz do czynienia z dużymi projektami, do których wykonania potrzebujesz więcej

czasu niż zazwyczaj. Ponieważ jest to sytuacja dla ciebie nowa i nietypowa, podchodzisz do projektu „jak do jeża”. Opóźniasz tym samym jego rozpoczęcie i tracisz cenny czas. Aby tego uniknąć, całe, stojące przed tobą, wielkie zadanie tniesz jak salami na plasterki i traktujesz każdy z nich tak, jakby był oddzielną całością. Gdy już cała „salami” została pokrojona, a jej poszczególne plasterki obrobione i dokładnie przez ciebie zanalizowane, ponownie łączysz je ze sobą w jedną „kiełbasianą całość”, czyli kończysz z sukcesem zadanie.

Reguła 72 godzin

Do reguły salami nawiązuje poniekąd zasada 72 godzin, gdyż odnosi się ona także do wielkich projektów, planów, a nawet wizji i marzeń. Autorem tej zasady jest amerykański dziennikarz Charles Duhigg, który sformułował ją po przeprowadzeniu dziesiątek rozmów z wybitnymi politykami, przemysłowcami oraz wojskowymi, którzy musieli w swym życiu szybko podjąć ważne decyzje. Reguła ta mówi, że jeśli w ciągu 72 godzin nie zaczniesz realizować swoich pomysłów i planów, prawdopodobieństwo ich realizacji w późniejszym czasie, czyli po upłynięciu 72. godziny, spada do zaledwie 1 proc. Regułę tę potwierdzają obserwacje psychologów, którzy ustalili, że w wyniku prokrastynacji, czyli zwlekania i odsuwania od siebie zadań, ludzie tracą więcej czasu niż np. na realizację zleconych im projektów.

Dobre, bo stare

Także stare, wypróbowane tricki, pomagające zapanować nad uciekającym czasem, warte są zastosowania. Zalicza się do nich regułę pustelniczą, która – jak sama jej nazwa wskazuje – zaleca odcięcie się na czas realizacji trudnego projektu od wszelakich przeszkadzających oraz rozpraszających bodźców zewnętrznych, oraz tzw. metodę kalendarza. Ten ostatni sposób to nic innego jak zapisywanie w kalendarzu planów, terminów spotkań, zadań, spraw do załatwienia itd. Im więcej piszemy, tym lepiej – twierdzą naukowcy z amerykańskiego Uniwersytetu Princeton. Poprawia się bowiem w ten sposób nasza pamięć, wzrasta poziom IQ, kreatywność przy rozwiązywaniu problemów oraz decyzyjność, co sprzyja oczywiście szybszemu uporaniu się z brakiem czasu.

Realistyczne myślenie

Bywa jednak i tak, że żadna z zaprezentowanych powyżej metod nie pomoże, jeśli zbyt wiele bierzemy na swe barki i każdy z naszych dni jest przeładowany planami, spotkaniami i ważnymi decyzjami (tzw. over-scheduling). Wystarczy wówczas zwykłe przeziębienie, korek na mieście lub awaria samochodu, by zawalił się każdy, z pozoru misternie zaplanowany, dzień. Lepiej zatem bądź realistką i bierz na swoje barki nieco mniej. Mądrzej bowiem jest np. zarezerwować sobie więcej czasu na dojazd na spotkanie i dojechać na miejsce cało i na czas niż załamać się pod ciężarem zadań, których było za dużo. n

Urszula Dziewit-Gontowska