Komu nie jest znane pojęcie prokrastynacji? Jedni uważają ją za wykręt, naukową nazwę na zwykłe lenistwo, drudzy twierdzą, że prokrastynacja jest poważnym problemem psychologicznym, który ma negatywny wpływ na życie zawodowe i osobiste. Przekładanie zadań do wykonania w nieskończoność nie służy niczemu dobremu. Same możemy wpaść w pułapkę prokrastynacji, odwlekając na bliżej nieokreślone „później” ważne zadanie do wykonania. Problem powstaje, jeżeli są to zadania związane z naszą pracą, a my nie możemy za nic idealnie się zorganizować. Jak zarządzać swoim czasem pracy?

Nie jest trudno znaleźć w Internecie blogi profesjonalistów w zarządzaniu czasem i zasobami ludzkimi, którzy na co dzień zajmują się nie tylko swoją organizacją w czasie, ale również pracowników (oferty pracy w takim zawodzie możesz zobaczyć m.in. tutaj: http://www.grafton.pl/oferty-pracy/mazowieckie/). Z powodzeniem możesz korzystać z ich porad.

Przeanalizuj swój czas

Na dobry początek należy sobie uświadomić, co tak właściwie pochłania nasz cenny czas. Eliminacja tzw. pożeraczy czasu jest pierwszym krokiem do lepszej organizacji pracy na co dzień. Na koniec dnia zastanówmy się, jakie czynności były zupełnie niepotrzebne, a ile czasu na nie poświęciłyśmy.

Przykładem pochłaniacza czasu może być oczywiście Internet – chociażby portale społeczne. Podczas pracy przy komputerze najlepiej wyłączyć komunikatory, jeżeli nie są nam potrzebne. Wydaje Ci się, że tylko kilka chwil spędzasz na scrollowaniu Facebookowej tablicy, jednakże jeżeli podliczyłabyś te wszystkie minuty, mogłoby się okazać, że na przeglądanie mało znaczących treści zmarnowałaś dwie godziny. I nawet tego nie zauważyłaś.

• Wyłącz Facebooka, jeżeli nie potrzebujesz go do ważnych kontaktów.
• Przerwa w pracy jest wskazana – jeżeli koniecznie chcesz sprawdzić swoje profile w mediach społecznościowych, wyznacz sobie np. na to kwadrans.
• Po przeanalizowaniu Twoich pożeraczy czasu możesz wykonać listę rzeczy „nie do zrobienia” i powiesić ją w widocznym miejscu.

Zrób plan dnia

Każdego wieczora powinnaś przyszykować plan zadań na kolejny dzień, zaczynając od tych najtrudniejszych, kończąc na najłatwiejszych, chociaż plan zadań powinien zależeć od tego, jakim typem jesteś – skowronkiem czy sową. W zależności od tego możesz czuć się lepiej na siłach w godzinach porannych (skowronek) lub popołudniowych (sowa).

• Utwórz kategorie zadań wg kwadratu Eisenhowera, który opiera się na dwóch paradygmatach: pilności i ważności zadań. Cztery kategorie zadań to: pilne i ważne, ważne – ale niepilne, pilne – ale nieważne oraz niepilne i nieważne. Odpowiednie uszeregowanie pomoże w ustaleniu priorytetów. Może część zadań możesz komuś zlecić i zaoszczędzić swój czas?
• Zastanów się, w której części dnia jesteś najbardziej produktywna, energiczna i skupiona. Wtedy wykonaj najbardziej czasochłonne i najtrudniejsze zadania. Łatwiejsze pozostaw na później, kiedy może Cię dopaść delikatny spadek formy.
• Zadania na jeden dzień mają być realne do wykonania. Lepiej zaplanować mniej i wykonać plan w całości, niż zaplanować zbyt napięty grafik, którego nie jesteś w stanie zrealizować nawet przy niesamowitej pilności.
• Wielozadaniowość ma sens, jeżeli wykonujesz różne zadania w określonej kolejności i kończysz jedno przed rozpoczęciem kolejnego. Przerywanie jednego zadania zupełnie innym, po czym rozpoczynanie kolejnego zadania, nie ma sensu. W ten sposób wprowadzasz tylko chaos do swojej organizacji.

Monitoruj swoje wyniki

Po tygodniu pracy, w którym pozbyłaś się czynników rozpraszających Twoją uwagę i pożerających cenne minuty, możesz zaobserwować, ile czasu faktycznie zaoszczędziłaś, czy efektywnie wykonywało Ci się zadania wg codziennego planowania.

Korzystaj z internetowych narzędzi

W organizacji czasu pracy mogą Ci pomóc narzędzia online – chociażby Pomorodo, czyli aplikacja do odmierzania czasu na poszczególne zadania i organizowania sobie przerw. Nazwa pochodzi od kuchennego minutnika w kształcie pomidora. Ideą Pomodoro jest wyznaczanie sobie co najmniej 25-minutowych odcinków na pracę – wykonanie jednego zadania w całości lub przynajmniej jego części. Po każdym odcinku zaleca się 5 minut przerwy – najlepiej na odejście od komputera. Po upływie czterech 25-minutowych odcinków możemy sobie zrobić dłuższą przerwę – przespacerować się, napić się kawy, odejść od biurka.

Dobrym pomysłem jest korzystanie również ze stron internetowych, na których w funkcjonalnych tabelach godzinowych możesz zapisać swój plan dnia, sprawnie go modyfikować, wykonane zadania z satysfakcją odznaczać.

Polecamy również stworzenie indywidualnego organizera, stworzonego z szablonów dostępnych w Internecie. Prywatny organizer może zawierać specjalne działy i katalogi, których nie znajdziesz w gotowym organizerze w sklepie. Ponadto koszt jego wydrukowania i złożenia może być tańszy.

Zarządzanie czasem wcale nie jest trudne – jak widać, rady odnoszące się do perfekcyjnego zarządzania sobą w czasie nie odkrywają Ameryki. Brzmią prosto, jedyna trudność polega na efektywnym wprowadzeniu ich w życie. Jednak może wystarczy sobie wyobrazić satysfakcję z pracy wykonanej w planowanym czasie i zyskaniu więcej czasu dla siebie, aby poszło nam łatwiej.