Narzędzia ułatwiające pracę zdalną

Izolacja spowodowana pandemią COVID-19 sprawiła, że praca zdalna stała się dla wielu pracowników koniecznością. Stanęliśmy przed wyzwaniem wdrożenia jak najsprawniejszej organizacji działania na odległość. Wymaga ona nie tylko wzmożonej dawki samodyscypliny, samoorganizacji i systematyczności, ale także umiejętności sprawnego posługiwania się narzędziami online służącymi do skutecznego porozumiewania się, planowania działań i realizacji projektów na odległość. Producenci narzędzi informatycznych stają na wysokości zadania tworząc nowe lub rozbudowując istniejące aplikacje o bardziej zaawansowane funkcje. Ich trzy główne zadania to sprawna komunikacja, godny zaufania system planowania obowiązków oraz wysokowydajna realizacja zadań. Zagwarantowanie pracownikom takich narzędzi sprawia, że praca zdalna wcale nie musi być mniej efektywna niż ta w biurze.

Komunikatory na pierwszym miejscu

Z pewnością dla nikogo nie jest zaskoczeniem to, że podstawą każdej wykonywanej pracy zespołowej jest konkretne ustalenie ram działania. Później pojawiają się pytania i wątpliwości, na które warto odpowiadać na bieżąco, by uniknąć syzyfowej pracy. Interakcja jest tu niezbędna, a wymienianie dziesiątek maili z pewnością nie zastąpi nam spotkania ze współpracownikiem czy klientem face-to-face. Na ratunek mamy cały wachlarz komunikatorów do wideo rozmów. Porozmawiać w ten sposób możemy dzięki narzędziom takim jak Messenger, Skype, Google Meet, Discord, Zoom, Whereby, Microsoft Teams, Signal czy Slack. Wspólną zaletą wszystkich wyżej wymienionych aplikacji jest to, że są one darmowe. Większość z nich posiada też przydatną opcję udostępniania ekranu. Różnią się natomiast jakością obrazu i dźwięku, łatwością instalacji oraz obsługi, obciążeniem pamięci urządzenia czy dodatkowymi funkcjonalnościami. Na przykład Google Hangouts daje nam możliwość nagrywania wideo rozmów, co ma swoje zastosowanie w zapisywaniu szkoleń lub wywiadów. Przy mniej ważnych kwestiach może nam wystarczyć czat. Tutaj na podium stoi Slack, który oferuje czat grupowy wyposażony w wysoko rozwinięte funkcje botów, tj. ustawienie powiadomienia w kalendarzu, możliwość tworzenia głosowania czy notyfikacji, dzięki której nie musimy przedzierać się przez setki wiadomości, by odczytać tą dedykowaną konkretnie do nas. Cenną pomocą przy tzw. burzy mózgów czy chęci zobrazowania czegoś może być dodatkowe użycie wirtualnej tablicy Miro.

Zaplanuj i zarządzaj

Wirtualny system planowania obowiązków to nie tylko pomoc przy pracy zdalnej, ale również niebywała wygoda w codziennym życiu. W tym obszarze również mamy cały arsenał dedykowanych pomocy. Jedną z nich jest proste w obsłudze, instynktowne, polskie narzędzie o nazwie IC Project. Pozwala ono sprawnie zarządzać projektami dzięki wbudowanemu komunikatorowi, interaktywnemu kalendarzowi, systemowi powiadomień i kontrolowania obiegu dokumentów. Ponadto dzięki IC Project można monitorować czas pracy pracowników, zużycie maszyn, towarów oraz materiałów. Moduł do zarządzania urlopami oraz CRM do wspierania relacji z klientem są kolejnymi z genialnie przemyślanych funkcji oferowanych przez to rozbudowane narzędzie. Następną aplikacją do planowania jest Asana. Pozwala ona dzielić pracę na zespoły, delegować w ich obrębie zadania i czuwać nad ich terminową realizacją. Wszystko to w formie intuicyjnego kalendarza lub listy. Podobne wizualnie i użyciu jest Trello, które pozwala podzielić zadania na poszczególne tablice w ramach realizacji swoich indywidualnych zleceń, jak również tych współdzielonych z innymi. Listę zamyka aplikacja Meister Task, która tak jak wyżej wymienione służy do pracy projektowej i jest łatwa w obsłudze. Wydziela ona obszar pracy poszczególnych współtwórców projektu, dając im jasną informację o terminach realizacji oraz możliwość przekierowywania zadań na innych użytkowników.

Realizuj, mając wszystko pod kontrolą

Realizacja projektu wymaga bezpiecznej strefy do przechowywania dokumentów. Tutaj zbawieniem jest chmura. Do plików przechowywanych w ten sposób można zaglądać z wielu urządzeń, jak również decydować o tym, z kim się nimi dzielić. Przykładowe programy do przechowywania danych w chmurze to: Google Drive, iCloud, One Drive, Dropbox. Dają one możliwość edytowania plików online bez pobierania ich na komputer. Dzięki nim nad edycją jednego pliku może pracować kilka osób jednocześnie. Wybierając jeden z tych programów, warto zwrócić uwagę na to, jaki jest abonament oraz pojemność dysku. Kolejnym ułatwieniem pracy zdalnej jest wirtualna realizacja umów wymagających podpisu możliwa dzięki Adobe Sign czy Stamp Croo. Można tutaj śledzić wszystkie zmiany dokonywane w dokumencie oraz zamieszczać wiążące i zgodne z przepisami wszystkich krajów uprzemysłowionych podpisy cyfrowe.

A może by tak wszystko w jednym?

Wybór narzędzi do pracy zdalnej może przyprawić o zawroty głowy. Aplikacji jest wiele, a często dopiero przy testowaniu można stwierdzić, czy dane funkcje odpowiadają konkretnym potrzebom. Co więcej, żeby wybrać te najlepsze dla nas, należałoby na bieżąco testować aplikacje, które ciągle są aktualizowane i wyposażane w kolejne funkcjonalności. Aby oszczędzić sobie i swoim pracownikom zamieszania związanego z przemieszczaniem się po kilku różnych środowiskach firmy najczęściej decydują się na pakiety usług oferowanych przez jednego producenta. Mimo iż nie wszystkie aplikacje jednej, konkretnej firmy działają dokładnie tak, jak byśmy chcieli, to dużym komfortem jest, że pracujemy na narzędziach powiązanych ze sobą. Takie całe pakiety biznesowe powiązanych ze sobą aplikacji oferuje oczywiście Google (Google Meet, Gmail, G Suite, Google Drive itd.) oraz Microsoft (Microsoft Teams, Microsoft 365, Outlook itd.).

Covid-19 postawił branżę informatyczną przed ogromnym wyzwaniem. Mimo że żyjemy w erze cyfryzacji, tempo rozwoju aplikacji mobilnych w ostatnich miesiącach jest naprawdę zaskakujące, a konieczność pracy zdalnej ma w tym swój ważny udział. Wiele firm wcześniej nie znało użytecznych rozwiązań, które były oferowane przez producentów aplikacji. Z pewnością niejedno z tych narzędzi zostanie z nimi na dłużej i usprawni ich działania także wtedy, kiedy praca zdalna nie będzie już koniecznością.