W najnowszym wywiadzie, przeprowadzonym przez Angelikę Łuszcz, Paweł Kowalewski, znany ekspert w dziedzinie negocjacji, dzieli się swoją wiedzą na temat skutecznej komunikacji i tajników udanych negocjacji. W rozmowie wskazuje na kluczowe techniki, takie jak budowanie zaufania i otwartości, które są fundamentem efektywnej wymiany informacji. Zwraca również uwagę na to, że współczesne negocjacje powinny kłaść nacisk na wzajemne zrozumienie wartości, zamiast koncentrować się na rywalizacji. Zapraszamy do lektury!

AŁ: Negocjacje to skuteczna sztuka komunikacji – jakie narzędzia lub techniki komunikacyjne uważa Pan za kluczowe w osiąganiu sukcesu podczas negocjacji? Czy są jakieś nowoczesne narzędzia, które mogą okazać się przydatne w tym procesie?

PK: Trudno mówić o typowych narzędziach. Przykładowo, na tym etapie pewnym problemem jest posługiwanie się wsparciem sztucznej inteligencji, ze względu na fakt, iż zasoby internetu są bardzo zaśmiecone mało przydatnymi, przestarzałymi technikami i rekomendacjami negocjacyjnymi, więc AI będzie dawał mało przydatne rady, bazując na tych słabych źródłach. Z tego powodu obecnie tworzymy dedykowany czat GPT, który będzie korzystał tylko ze sprawdzonych profesjonalnych źródeł informacji. Oczywiście są dostępne specjalne narzędzia w zakresie przygotowania do negocjacji, czy monitorowania procesu komunikacji, ale ich zastosowanie różni się od tego, czy nasze negocjacje dotyczą biznesu, czy życia prywatnego.  Co do rekomendacji negocjacyjnych, trzeba podkreślić, że jest kilka kluczowych, generalnych zasad. Po pierwsze wymiana informacji. Aby być skutecznym negocjatorem należy wiedzieć. Aby wiedzieć musimy się dowiedzieć. Aby się dowiedzieć, musimy się komunikować, mówiąc inaczej – rozmawiać ze sobą. Aby ze sobą rozmawiać, powinniśmy mieć do siebie minimum zaufania, zbudowaną wiarygodność, po prostu druga strona powinna chcieć nam przekazać te informacje. Profesjonalne negocjacje bazują więc na miękkiej komunikacji, zaufaniu, otwartości. To umożliwia skuteczną wymianę ustępstw i żądań. Aby ten proces był skuteczny powinniśmy rozumieć, jeden fakt, że bardzo często dla stron, to samo ustępstwo lub żądanie, może mieć diametralnie różną wartość i cenę. Zrozumienie tego zagadnienia i mądra wymiana, może spowodować, że obydwie strony komunikacji wyjdą z niej ze 120-130% spełnionych celów. Zapomnijmy więc o czymś takim, co kiedyś nazywane było „twardymi negocjacjami”. Nowoczesne profesjonalne negocjacje to bardzo złożony proces intelektualny i analityczny oparty o rozumienie wartości.

AŁ: Jak ważna jest dla Pana etyka w negocjacjach? Czy można osiągnąć sukces, stosując bardziej agresywne techniki negocjacyjne, czy też warto stawiać na uczciwość i transparentność? Jak to wpływa na długoterminowe relacje z partnerami?

PK: Niestety wielu osobom słowo negocjacje kojarzy się z manipulacją, kłamstwem, oszukiwaniem drugiej strony. Czy powinniśmy negocjować, aby wygrać? Powiem kontrowersyjnie – absolutnie nie. Dlaczego? Bo to nie jest gra o wartości zerowej. Jak ja wygram – oni przegrają. Czy ktoś będzie chciał ze mną współpracować, kiedy ze mną przegra?  Odpowiedź wydaje się oczywista – pewnie nie. Najnowsze trendy w psychologii negocjacyjnej polegają na tym, iż rozumiejąc magię wartościowania, jestem w stanie tak wymienić się walorami, aby i jedna i druga strona osiągnęła swoje cele. I nie chodzi o kompromis, czyli „spotykanie się w połowie” – bo przecież też oddawanie. Chodzi o aby dać im to na czym im zależy, co jest dla nich wartościowe, a wziąć od nich to jest ważne i istotne dla nas. Słabi negocjatorzy mogą powiedzieć – to niemożliwe. Najlepsi robią to z powodzeniem.  Pamiętajmy też, że w komunikacji negocjacyjnej gramy na wielu planszach jednocześnie. Trochę ja w grze symultanicznej w szachy. Muszę powiązać mój interesy, ich interes, nasz interes. To nie jest łatwe. Ale zawsze się opłaca.  Zadała Pani pytanie o etykę. Sama etyka jest bardzo ważna w procesie komunikacji. Podchodzenie erystyczne (czyli wygrywanie sporów, w oderwaniu od zasad etyki) ma bardzo „krótkie nogi”. Aczkolwiek, jest bardzo ważny aspekt procesów komunikacji biznesowej – powinniśmy pamiętać, że mądra otwartość nie jest jednoznaczna z naiwnością. Celem negocjacji jest osiąganie naszych celów. Z tym, że dużo łatwiej je osiągnąć kiedy dwie strony się ze sobą komunikują, a nie ze sobą walczą i manipulują. Użyjmy konkretnego przykładu: obecnie jednocześnie pracuję ze sprzedawcami z największych firm na świecie i kupcami z sieci handlowych, którzy kupują te wyroby. Czy to jest etyczne, czy nie mam poczucia konfliktu interesów? Każdy kto zadałby takie pytanie, najprawdopodobniej myśli o negocjacjach w „stary sposób”. Takie myślenie pokutowało jeszcze pod koniec ubiegłego stulecia. Idź naucz sprzedawców jak zmanipulować oszukać kupców. Wyposaż Kupcy w wiedzę jak wygrać ze sprzedawcą. Tymczasem widząc te dwie perspektywy jednocześnie nie da się zauważyć, że mądra wymiana może dać im dużo więcej niż wojna. Co ciekawe, wymiana bardzo rzadko to cena. Zrozumienie przez te strony że nie są wrogami, tylko częścią jednego procesu, a ich interesy są w więcej niż myślą spójne, a nie rozbieżne, jest podstawą profesjonalnych negocjacji. Co ciekawe takie same prawidła dotyczą naszych negocjacji prywatnych, w związkach, pomiędzy rodzicami, a dziećmi, czy pomiędzy przyjaciółmi. 

AŁ: Czy widzi Pan zmiany w sposobie prowadzenia negocjacji w erze cyfrowej? Jakie nowe umiejętności powinni rozwijać negocjatorzy, aby sprostać wyzwaniom związanym z wirtualnymi negocjacjami?

PK: Era cyfrowa zmienia o 180 stopni oblicze komunikacji. Zmiany te dotyczą większości aspektów naszej komunikacji, nie tylko negocjacji, ale chcąc nie chcąc mają wpływ również na nią. W związku z tymi zmianami pojawiły się całkiem nowe wyzwania. Po pierwsze zmienia się forma komunikacji. Staje się bardziej „odczłowieczona”. Nie można grać mową ciała, dużo trudniej czytać sygnały niewerbalne. Przez maila lub telefon dużo łatwiej powiedzieć „nie”. Rozmowy mogą skończyć się dużo szybciej, ponieważ już nie trzeba ostentacyjnie wyjść z sali, można po prostu przycisnąć „czerwoną słuchawkę” lub „zakończ spotkanie” na teamsie. Komunikacja digitalowa wymaga dużo więcej dyplomacji, ponieważ większość ludzi automatycznie odbiera komunikat pisany jako bardziej agresywny niż ten sam ale „mówiony”. Uzależnienia cyfrowe mają także niebagatelny wpływ na poziom frustracji, w szczególności młodszego pokolenia. Musimy więc zmierzyć się z czasami wydawałoby się nieuzasadnioną złością lub agresją. Era cyfrowa spowodowała też, że osoby nieprzyzwyczajone do bezpośredniej konfrontacji, często od niej uciekają, co może spowodować częsty impas w rozmowach. Nie bez kozery mówi się obecnie o „pokoleniu płatków śniegu”.  I nie mówimy tylko o dzieciach, ponieważ takich osób jest obecnie według szacunków około 24% na rynku pracy. Co najważniejsze era cyfrowa spowodowała zmianę w zakresie absorpcji przetwarzania i formy udzielania informacji. Komunikaty muszą być krótsze i bardziej treściwe. W coraz większym stopniu ludzie podejmują decyzje na podstawie skojarzeń i automatycznych systemów decyzyjnych a rzadziej po bardzo głębokim przemyśleniu i przeanalizowaniu problemu. Oczywiście te cechy behawioralne są uwarunkowane osobniczo, ale generalnie komunikacja interpersonalna zmienia w tym kierunku. Te zmiany nie oceniam ani jako dobre, ani jako złe. Są natomiast spore i powinniśmy się do nich dostosować, albo nasza komunikacja przestanie być skuteczna.  

AŁ: Do kogo skierowana jest Pana najnowsza książka? Kto powinien po nią sięgnąć?

PK: Dla każdego kto chce się skutecznie komunikować i być bardziej szczęśliwy. Mieć lepsze związki. Rozumieć swoje dzieci i swoich partnerów. Zarabiać więcej pieniędzy w biznesie i mieć stałych zadowolonych klientów. Książka skierowana jest również do tych wszystkich, którzy interesują się psychologią podejmowania przez ludzi decyzji i chcą zrozumieć emocje innych. Książka ta skierowana jest do ludzi, którzy chcą zrozumieć innych i wiedzieć jak rozwiązywać konflikty. Należy pamiętać, że komunikacja negocjacyjna opiera się na zrozumieniu potrzeb drugiego człowieka i dobrej, korzystnej dla obydwu stron wymianie, jak też na etycznym wywieraniu wpływu. Bardziej zastanawiam się dla kogo moje dwie książki, czyli poprzednia „Profesjonalne negocjacje – psychologia rozmów (nie tylko) biznesowych” i ostatnia „Praktyczne negocjacje – jak osiągać cele w biznesie i życiu prywatnym” nie są skierowane? Z pewnym niepokojem konstatuję, że nie przychodzi mi nikt do głowy….

AŁ: W książce porusza Pan kwestie strategii negocjacyjnych. Jakie są najczęstsze błędy, które według Pana popełniają negocjatorzy, i jak można ich uniknąć, aby polepszyć swoje wyniki sprzedażowe?

PK: Dotknęła Pani bardzo szerokiego tematu. Istnieje cały katalog zaleceń i rekomendacji, jak też wykaz tego czego nie powinno się robić w komunikacji interpersonalnej.  Pokuszę się o wymianę kilku błędów, bez odnoszenia się do ich ważności i istotności dla procesu.  Zacznijmy od braku zrozumienia pozycji negocjacyjnych stron. To powoduje tak zwane „Kolumbowe negocjacje”. Kolumb był bowiem taką osobą, którą jak wypływała, to tak naprawdę nie wiedziała gdzie płynie, jak dopłynęła nie widziała gdzie jest a jak wróciła nie wiedziała gdzie była.

Po drugie niezrozumienie fenomenu różnej wartości tych samych ustępstw i żądań dla stron. To w konsekwencji generuje ogromne straty, przez oddawanie za półdarmo, rzeczy, które dla nas są tanie, ale są wartościowe dla innych, ewentualnie brak wiedzy o co i jak prosić, aby uzyskać więcej.

Po trzecie postrzeganie w procesie głównie siebie i swoich interesów. To powoduje jednostronną komunikację, typu: „ja chcę”, „ja muszę”, „ja źle się z tym czuje”, etc.… Ponieważ drugą stronę interesuje przede wszystkim jej los i jej interes, tego typu argumentacja jest więc najczęściej mało skuteczna. Ogromnym problemem jest to że ludzie traktują procesy komunikacji jako proces „tu i teraz”. Bardzo często słyszę definicję, iż negocjacje to „spotkanie na którym coś uzgadniamy”. Tymczasem na to co ustalamy dziś ma wpływ to jak jesteśmy postrzegani, czy jesteśmy traktowani jako poważni, sensowni partnerzy, oraz różne rzeczy, które wydarzyły się na wiele miesięcy, czy lat wcześniej. Ważne jest czy ktoś ma do nas zaufanie, jakie jest postrzeganie naszej marki, jakości i wielu innych czynników. W dobie wszechobecnego internetu, nic nie zostanie niezauważone i nic nie będzie nam zapomniane. Pamiętajmy o tym tworząc niebezpieczne precedensy, bo mogą zemścić się na nas jutro lub za pięć lat. Na nasz sukces składają się małe okruszki naszych zachowań w dłuższej perspektywie czasowej.  Mógłbym ciągnąć ten katalog błędów bardzo długo. Jednak chyba nie o to chodzi. Po prostu sięgnijcie Państwo po tę publikację. To co jest ciekawe, im dłużej zajmuję się komunikacją negocjacyjną tym częściej dochodzę do wniosku, że wszystkie te zasady w większym stopniu dotyczą naszego życia prywatnego, niż biznesu. Błędy jakie popełnimy w biznesie bardzo często powodują po prostu straty finansowe. Pieniądze wcześniej czy później można odrobić. Jeżeli popełnimy błędy w relacji z naszymi dziećmi, przyjaciółmi, czy partnerami życiowymi, konsekwencje mogą być dużo bardziej dotkliwe i wpływające na nasze życie. Czego nikomu z nas nie życzę….