System workflow to narzędzie pozwalające zautomatyzować, usprawnić oraz zabezpieczyć przepływ obiegu informacji i dokumentacji w firmie. Jego wdrożenie poprawia efektywność, redukuje koszty oraz zapewnia bezpieczeństwo dzięki kontroli wykonywanych działań i nadawaniu odpowiednich uprawnień pracownikom.
Tekst powstał przy współpracy ze starszym specjalistą ds. sprzedaży w firmie Kotrak, Piotrem Bargłem.
Jest to rozwiązanie sprawdzające się najlepiej w większych firmach, mających do czynienia z problemami przy uszeregowaniu przepływu, edycji, akceptacji oraz przechowywaniu wiedzy i dokumentacji. Stawiając na informatyzację obiegu, zyskujemy większą efektywność działań – szczególnie, gdy odpowiedzialność za akceptacje projektów spoczywa na większej grupie ludzi.
Z tych właśnie powodów, myśląc o zwiększeniu efektywności przedsiębiorstwa, warto rozważyć wdrożenie programu workflow.
Workflow – czy to na pewno rozwiązanie dla mnie?
Każda firma mierząca się z problemami w zarządzaniu wiedzą, dokumentacją oraz czasem i zadaniami pracowników powinna pomyśleć o wdrożeniu workflow, jako systemu wsparcia pracy zespołowej. Jednak jeśli chcemy wskazać branże, w których tego rodzaju system jest niezbędny, to są to dystrybucja, branża projektowa oraz budownicza.
Przedsiębiorstwa działające w tych sektorach borykają się ze sporą liczbą dokumentów, zamówień, rozliczeń czy faktur. Muszą kontrolować etapy rozwoju projektów i rozliczać kontrahentów. Dzięki workflow firmy te są w stanie ze wszystkich dokumentów wydobyć, w prosty i szybki sposób, informacje na temat poszczególnych realizacji oraz ich elementów składowych.
Dzięki systemowi możemy monitorować każdą zmianę wprowadzoną do pliku, przy jednoczesnym zapisywaniu jego wcześniejszych wersji. W ten sposób po edycji będziemy posiadać wgląd w historię zmian dokonanych od rozpoczęcia projektu.
Metoda ta działa zarówno przy nadzorze faktur, jak również tworzeniu umów z kontrahentami, pozwalając na monitorowanie całego procesu tworzenia, modyfikacji i akceptacji.
Elektroniczny obieg dokumentów – oszczędność czasu i kosztów
Jedną z niewymiernych zalet systemu workflow jest wsparcie OCR, którego zadanie to rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie i zapisanie go na komputerze. Dzięki niemu zyskujemy możliwość automatycznego odczytania i zapisania przez system informacji takich, jak wartość faktury czy dane kontrahenta. Oprogramowanie może również łączyć ze sobą dokumenty, tworząc archiwum danego kontrahenta lub zamówienia. Jest to doskonała forma odciążenia pracowników od monotonnych działań związanych z wprowadzaniem danych do komputera.
Elektroniczny obieg wykonuje wszystkie te czynności automatycznie, zapewniając wysoki poziom zgodności. Ewentualne błędy, bądź uzupełnienia wynikające z braku poprawnego odczytania określonych danych, można zredukować do nadzoru przez jedną osobę.
Inną zaletą jest pomoc w fizycznym uporządkowaniu dokumentacji. Po wprowadzeniu plików do systemu możemy zaznaczyć miejsce, w którym fizycznie będziemy je przechowywać. Dzięki temu, w razie potrzeby, zawsze możemy w szybki sposób uzyskać informację, w którym miejscu, na której półce, a nawet w jakim segregatorze znajduje się dokument. To oszczędność czasu, energii i kosztów dla całej firmy.
Łatwiejsza kontrola działań przy projekcie
Gdy wiele osób pracuje nad jednym projektem, szczególnie nie przebywając ze sobą w jednym miejscu, nietrudno o pomyłki. Z workflow w łatwy sposób wyznaczymy pracownikom role pełnione przy zadaniu, jak również monitorujemy czasochłonność przekazywanej im pracy oraz ich faktyczne działania. Ułatwia to nie tylko kontrolę projektu, ale również rozdzielanie pracy.
W przypadku, gdy pewne osoby są bardziej obłożone zadaniami niż inne, system pomaga je alokować, co pozytywnie wpływa na płynność realizacji całego projektu. Jest to rozwiązanie sprawdzające się także wtedy, gdy członkowie zespołu wykonują podobne obowiązki. Dodatkowo stanowi ułatwienie dla nich samych, przy szacowaniu czasu realizacji zleceń i czasu swojej pracy. Są oni również na bieżąco informowani o nowych zadaniach oraz zbliżających się deadlinach.
Elastyczne rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb
Dużą zaletą systemów workflow jest ich elastyczność w dopasowaniu do potrzeb przedsiębiorstwa. Dobra firma wdrożeniowa dostosuje rozwiązanie pod indywidualne wymagania klienta przez wybór określonych modułów oraz funkcji.
Takie wdrożenie zawsze powinno zostać poprzedzone analizą informatyczną, w której dokładnie zostaną rozrysowane procesy związane z obiegiem informacji w firmie. Analiza ta powstaje zawsze w porozumieniu z przedsiębiorstwem, gdzie wdrażany jest system IT, by na bieżąco mogło przyglądać się wyciąganym wnioskom oraz nanosić poprawki i uwagi. Na podstawie tak stworzonej analizy przystępuje się do wdrożenia programu.
Wybierając system workflow otrzymujemy narzędzie, które usprawnia naszą działalność i pomaga zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze. To cechy, o których musimy pamiętać, gdyż w obecnych czasach firmy konkurują ze sobą nie tylko w jakości, ale również szybkości wykonywanej pracy, a technologia wyciąga do nas pomocną dłoń, po którą warto sięgnąć.
Dowiedz się więcej o systemie workflow:
