Umowa najmu biura powinna być tak skonstruowana, aby zabezpieczała interesy obu stron – zarówno wynajmującego, jak i najemcy. Zawarcie w niej precyzyjnych postanowień może zapobiec w przyszłości ewentualnym sporom. Dlatego dokument ten musi zawierać kilka podstawowych elementów.
Najważniejszymi kwestiami są między innymi: opis lokalu, wyszczególnienie wszystkich kosztów związanych z wynajmem oraz okres obowiązywania umowy. W razie wątpliwości dotyczących poszczególnych zapisów warto skorzystać z pomocy prawnika, który doradzi najbardziej precyzyjne i korzystne rozwiązanie.
Przedmiot najmu
Związane z nim zapisy dotyczyć będą lokalizacji oraz powierzchni lokalu. Czynniki te są głównymi kryteriami przy określeniu wysokości czynszu. Warto, by umowa zawierała możliwie dokładny opis oraz stan techniczny biura. Ważnym zagadnieniem jest określenie obowiązków wynajmującego oraz najemcy odnośnie tych kwestii. Jeżeli bowiem biuro wymaga np. remontu, obowiązkiem wynajmującego jest doprowadzenie go do stanu pozwalającego na użytkowanie w ściśle określonym umową terminie. W umowie może pojawić się zapis o obniżeniu wysokości czynszu w przypadku, gdy biuro nie spełnia swojej funkcji. Kodeks Cywilny precyzuje, że koszty związane z eksploatacją biura, w tym drobne naprawy, ponosi najemca. Należy pamiętać o przeznaczeniu lokalu. Jeżeli umowa określa je jako działalność biurową, lokal nie może być wykorzystany przez najemcę w inny sposób. Ważną kwestią jest również sprecyzowanie w umowie możliwości lub zakazu podnajmu biura osobom trzecim.
Koszty najmu
Podstawowym kosztem związanym z najmem biura będzie czynsz. Termin oraz częstotliwość płatności powinny być określone w umowie. W przypadku braku zapisu stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego, tzn. czynsz powinien być płacony miesięcznie, do 10. dnia miesiąca. Wynajmujący ma prawo do zastawu na mieniu ruchomym najemcy w sytuacji, gdy ten zalega z opłatą czynszu. Ważne jest określenie opłat eksploatacyjnych. Niekiedy stanowią one część czynszu. Najczęściej jednak są to odrębne zobowiązanie obciążające najemcę. W przypadku takich opłat eksploatacyjnych, jak np. opłaty za energię elektryczną lub gaz, należy sporządzić protokół określający wskazania liczników w dniu zajęcia lokalu. Uchroni to najemcę przed ponoszeniem kosztów eksploatacyjnych wygenerowanych przez osoby trzecie.
Okres obowiązywania umowy najmu biura
Umowa najmu może być zawarta na czas określony lub nieokreślony. W pierwszym przypadku wypowiedzenie jej możliwe jest wyłącznie z przyczyn określonych w umowie. Jest to bardzo ważna kwestia, ponieważ w sytuacji braku takich zapisów nie ma możliwości skrócenia okresu najmu. W interesie obu stron jest wprowadzenie zapisów umożliwiających odstąpienie od umowy, a ich zakres może sprecyzować prawnik. W przypadku umowy najmu na czas nieoznaczony obie strony mają prawo do jej wypowiedzenia z zachowaniem ustawowych terminów. Zasada ustalenia ich długości oparta jest na częstotliwości opłaty czynszu, tzn.:
-jeżeli czynsz płacony jest miesięcznie, okres wypowiedzenia obowiązuje na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego,
-jeżeli czynsz płacony jest w terminach dłuższych niż miesiąc — najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód, na koniec kwartału kalendarzowego (źródło: http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20140000121).
Niekiedy umowy najmu mogą mieć zawiłe, niezrozumiałe sformułowania. Zdarza się również, że najemca lub wynajmujący chcą zawrzeć w umowie unormowania wykraczające ponad standardowe zapisy występujące zwykle w tego typu dokumentach. W takich przypadkach profesjonalna pomoc pozwoli uniknąć ewentualnych sporów między stronami, błędów formalnych lub wad prawnych w dokumencie czy też niekorzystnych zapisów. Więcej na ten temat można przeczytać na stronie adwokatfhfwarszawa.pl.
