Sprawny i prawidłowo zorganizowany obieg dokumentów to klucz do zapewnienia firmie sprawnego funkcjonowania. Umiejętne zarządzanie i procesowanie dokumentacji gwarantuje dotrzymywanie terminów, poprawia wydajność pracy firmy oraz pozwala na sprawną realizację wszystkich czynności, które opierają się na pracy z dokumentami. Kluczową rolę w uzyskaniu tych korzyści pełnią nowoczesne technologie, na których czele stoi system zarządzania dokumentami – specjalistyczne oprogramowanie IT dla biznesu stworzone w celu praktycznej realizacji koncepcji elektronicznego obiegu dokumentów.
Z czego wynika fenomen elektronicznego obiegu dokumentów?
W ostatnich latach możemy zaobserwować prawdziwy boom technologiczny w środowisku biznesowym. Doskonale widać go na przykładzie zmiany podejścia do zarządzania dokumentami – coraz więcej świadomych firm decyduje się bowiem całkowicie zrezygnować z tradycyjnych dokumentów papierowych na rzecz ich cyfrowych odpowiedników, czyli przejść na elektroniczny obieg dokumentów. Jest to bardzo dobra decyzja, która w krótkim czasie przyniesie wymierne korzyści. Przejście na elektroniczny obieg dokumentów pozwala raz na zawsze wyeliminować wszystkie istotne problemy związane z pracą z dokumentacją papierową oraz wznieść funkcjonowanie przedsiębiorstwa na zupełnie nowy, wyższy poziom.
Elektroniczny obieg dokumentów możemy w najprostszy sposób określić jako nowe podejście do zarządzania firmowymi dokumentami, które opiera się o nowoczesne technologicznie rozwiązania IT dla biznesu. Zastosowanie innowacyjnych technologii, narzędzi i rozwiązań informatycznych pozwala znacząco usprawnić prowadzenie biznesu oraz poprawić działalność operacyjną przedsiębiorstwa. Dotyczy to w szczególności zarządzania i procesowania dokumentacji, zarówno tej generowanej przez firmę, jak i pism napływających do niej z zewnątrz. Wcielenie w życie koncepcji elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwe dzięki dedykowanemu systemowi zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, DMS).
System zarządzania dokumentami i jego zadania w biznesie
Oprogramowanie to pozwala na zgodne z nowoczesnymi trendami technologicznymi zarządzanie firmową dokumentacją, która jest gromadzona i przechowywana wyłącznie w postaci elektronicznej, w cyfrowym archiwum znajdującym się w chmurze lub na serwerach firmy, dostępnym uprawnionym użytkownikom z poziomu dedykowanego systemu klasy DMS. System zarządzania dokumentami gwarantuje szybki dostęp do danych, ich odpowiednią ochronę przed przypadkowym wykasowaniem czy nieuprawnionymi modyfikacjami, dostępem niepowołanych osób oraz sprawną i płynną wymianę informacji i dokumentów między pracownikami.
System zarządzania dokumentami jest specjalistycznym oprogramowaniem biznesowym, którego obecność pozytywnie wpływa na niemal każdy aspekt funkcjonowania przedsiębiorstwa. Korzystające z niego firmy i organizacje mogą liczyć na ogólną poprawę jakości swojej pracy, przyspieszenie i podniesienie jakości decyzji, oszczędność czasu i pieniędzy oraz gwarancję dostępu do zawsze aktualnych informacji i plików. Ogromną jego zaletą jest także wyeliminowanie chaosu i bałaganu nieodłącznie związanych z pracą z dokumentacją papierową oraz wcielenie w życie modnej i ekologicznej koncepcji biura bez papieru, czyli paperless office.
Innowacyjny system zarządzania dokumentami i jego funkcjonalność
Oprogramowanie do zarządzania firmową dokumentacją powinno opierać swoje funkcjonowanie na wysokiej klasy technologiach IT dla biznesu. Wśród dostępnych w sprzedaży rozwiązań informatycznych, szczególną uwagę warto zwrócić na system zarządzania dokumentami, który oprócz kluczowych możliwości z zakresu zarządzania dokumentacją korzysta także z takich funkcjonalności, jak m. in. automatyzacja, silnik workflow i zarządzanie procesami biznesowymi (Business Process Management, BPM).
W nowoczesnych systemach klasy DMS coraz częściej pojawiają się także elementy sztucznej inteligencji (AI), uczenia maszynowego (ML), inteligentnego rozpoznawania tekstu (OCR), robotyzacji procesów biznesowych (RPA), podpis cyfrowy oraz wiele innych, innowacyjnych technologii i mechanizmów, z których powinien korzystać każdy biznes w dobie cyfrowej transformacji. Rozwiązania te są bowiem skutecznymi narzędziami, które znacząco ułatwią zdobycie i utrzymanie przewagi konkurencyjnej. W roli nowoczesnych systemów zarządzania dokumentami doskonale sprawdzą się także innowacyjne platformy low-code – zaawansowane technologicznie rozwiązania, które skutecznie łączą kompleksową funkcjonalność z zakresu zarządzania dokumentami z automatyzacją i optymalizacją procesów biznesowych.
Platformy niskokodowe klasy BPMS, działając w oparciu o digitalizację, automatyzację oraz mechanizmy workflow, umożliwiają firmom skuteczne realizowanie strategii cyfrowej transformacji. Najbardziej zaawansowane z nich, dzięki autorskim technologiom, pozwalają ponadto na szybkie budowanie nowych aplikacji biznesowych oraz sprawne wdrażanie potrzebnych zmian i modyfikacji w tworzonych, a nawet już wdrożonych w środowisku produkcyjnym instancjach – łatwo i z natychmiastowym rezultatem. Zapewnia to firmie możliwość elastycznego dostosowywania obiegów dokumentów do bieżących potrzeb, w zgodzie z rytmem i dynamiką biznesu oraz zmianami zachodzącymi w jej otoczeniu.
