Mimo powszechnej komputeryzacji okazuje się, że materiały biurowe wciąż pozostają nieodzownym elementem wyposażenia. Bez nich w krótkim czasie zapanowałby chaos nie do ogarnięcia powodujący paraliż organizacyjny całej firmy.

Właściwy zestaw artykułów do biura pozwala na utrzymanie porządku w dokumentach, a tym samym umożliwia w razie potrzeby ich szybką lokalizację. Z kolei zastosowanie wszelkiego rodzaju akcesoriów, takich jak zakreślacze czy karteczki samoprzylepne, pomaga w wykonywaniu raportów i analiz, czyli w realizacji bieżących zadań.

Porządek w biurze

Dobra organizacja biura czy sekretariatu w znaczny sposób usprawnia codzienną pracę. Przyjęcie odpowiedniego systemu przechowywania dokumentów i konsekwentne przestrzeganie go gwarantuje, że nie zaginą ważne papiery, a ponadto dotarcie do nich będzie zdecydowanie prostsze. Dobrym rozwiązaniem jest używanie segregatorów do przechowywania bieżącej dokumentacji. Określenie wybranych kolorów przypisanych do poszczególnych rodzajów dokumentów ułatwi pracę wszystkim pracownikom. Jesteśmy bowiem w większości wzrokowcami i łatwiej zapamiętamy, że szukając przykładowo faktury, będziemy przeglądać segregatory czerwone, a nie niebieskie, gdzie gromadzone są umowy z kontrahentami. Dodatkowym ułatwieniem będzie umieszczanie poszczególnych dokumentów w osobnych koszulkach. Możemy też użyć kolorowych wkładów do segregatora z wystającymi marginesami ułatwiającymi poszukiwania.

Jeżeli jakieś dokumenty straciły swoją wartość użytkową w bieżącej działalności firmy, dobrym rozwiązaniem jest usunięcie ich z szaf i przechowywanie w pudłach archiwizacyjnych. Najlepiej posegregować je rocznikami i zapakować w oddzielne teczki z opisem, czego dotyczą materiały w niej umieszczone (np. umowy, cenniki, oferty, materiały szkoleniowe).

W bieżącej pracy, np. nad raportem, przy wykorzystaniu licznych materiałów źródłowych niezastąpionymi pomocami są kolorowe zakreślacze do zaznaczania interesujących nas fraz lub akapitów. Przydadzą się także karteczki samoprzylepne, dzięki którym szybko znajdziemy interesujący rozdział w książce.

Mimo że współczesne urządzenia mobilne mają funkcje notatników, terminarzy i alarmów przypominających o spotkaniu, to w dalszym ciągu kalendarz biurowy jest niezbędnym akcesorium. Jeśli skrupulatnie będziemy w nim notować wszelkie ważne spotkania, szkolenia, terminy, to niewątpliwie ułatwi nam to organizację pracy. Wystarczy rzut oka na kalendarz zaraz po przyjściu do biura i już wiemy, jak rozplanować sobie pracę w ciągu całego dnia (źródło: http://archiwum.ciop.pl/14681.html).

Materiały eksploatacyjne

W każdym biurze mamy do dyspozycji zróżnicowany sprzęt biurowy: drukarki, kserokopiarki, urządzenia wielofunkcyjne, kasy fiskalne. W przypadku gdy posiadamy sprzęt określonej firmy, np. Hewlett Packard, pamiętajmy, że najlepszym rozwiązaniem jest używanie oryginalnych materiałów eksploatacyjnych HP typu tonery, bębny światłoczułe, głowice drukujące czy cartridge. Stosowanie zamienników może bowiem narazić sprzęt na uszkodzenia, które generować mogą niepotrzebne koszty naprawy. Więcej na ten temat można przeczytać na stronie www.biuroklub.pl.

Dostępne na rynku kolorowe pomoce biurowe zdecydowanie ułatwiają pracę w nowoczesnej firmie. Warto z nich korzystać, aby poprawić efektywność i czas swojej pracy.