Ostatnie lata pokazały, że sprawne funkcjonowanie firmy zależy w dużym stopniu od wykorzystywania nowoczesnych technologii. Dotyczy to nie tylko posługiwania się niezbędnymi w danej branży narzędziami, ale także możliwością delegowania pracy zdalnej i wydajniejszego wykonywania obowiązków. Zobacz, w jaki sposób digitalizacja wpływa na efektywność pracy!

Wiele formalności można dziś dopełnić za pośrednictwem internetu. Dzięki temu możliwe jest też zdalne wykonywanie wielu prac, np. biurowych. Korzystanie z tej możliwości pomaga zaoszczędzić czas i ułatwia dostęp do dokumentacji. Standardem jest też przechowywanie jej w formie cyfrowej. Digitalizowanie jest postępowaniem, które znacznie ułatwia pracę i zarządzanie firmą. Jak przeprowadzić ją skutecznie?

Czym jest digitalizacja?

Tym terminem określa się przenoszenie papierowych archiwów do systemów elektronicznych. Aby jej dokonać, warto znaleźć usługę, która obejmuje również wprowadzenie systemu zarządzania dokumentacją – taką ofertę ma firma Archman. Na takie postępowanie decyduje się wiele podmiotów, ze względu na wygodę i konieczność dostosowania się do różnych wymogów rynkowych i prawnych. Digitalizacji podlegają różne analogowe źródła – pisma, umowy, faktury itp. Podobnym, lecz nieco szerszym pojęciem jest cyfryzacja, która obejmuje nie tylko przeniesienie dokumentacji do cyfrowych archiwów, ale również wszystkie procesy związane z wdrożeniem technologii oraz jej późniejszym użytkowaniem.

Digitalizacja a bezpieczeństwo

Przechowywanie papierowych dokumentów niektórym osobom wydaje się bezpieczniejsze, jednak jest dokładnie odwrotnie! Podczas gdy papierowe archiwa mogą ulec zniszczeniu lub zagubieniu, ich elektroniczne kopie są zawsze dostępne. Warto jednak wybrać wydajny i funkcjonalny system obiegu dokumentacji, który zagwarantuje bezpieczeństwo dokumentów.

Digitalizacja – oszczędność miejsca

Funkcjonowanie firmy związane jest z tworzeniem ogromnych ilości dokumentów. Przechowywanie ich w formie papierowej może z czasem stawać się coraz mniej wygodne, a nawet niemożliwe. Lepszym rozwiązaniem jest digitalizacja dokumentów, która pozwala uwolnić się od stert teczek i segregatorów. Chociaż niektóre dokumenty będzie trzeba nadal przechowywać w oryginalnej, papierowej formie, to digitalizacja znacznie zmniejszy objętość archiwów.

Obieg dokumentów a praca zdalna

Kolejnym zagadnieniem związanym z digitalizacją i cyfryzacją jest praca zdalna. Taka forma wykonywania obowiązków stała się ostatnio bardzo popularna zarówno wśród pracowników, jak i kadry zarządzającej. Korzystanie z cyfrowych archiwów ułatwia, a czasem nawet umożliwia wykonywanie pracy w trybie zdalnym. Korzystanie z nowoczesnego systemu obiegu dokumentacji zwiększa także bezpieczeństwo różnych danych.

Digitalizacja – poprawia wydajność pracy?

Szybki dostęp do niezbędnej dokumentacji pozwala zaoszczędzić czas związany z jej poszukiwaniem. Dzięki temu można szybciej i wydajniej wykonywać swoje obowiązki. Korzystanie z funkcjonalnego systemu obiegu dokumentacji bez wątpienia pozwala zwiększyć wydajność i efektywność pracy w całej firmie.