Wszystko wskazuje na to, że nawet po ustąpieniu panującej pandemii COVID-19 świat będzie zupełnie inny. Widoczna na rynku pracy zmiana, wymuszająca przejście na tryb zdalny, przyśpieszyła transformację cyfrową wielu firm i urzędów. Nauczyliśmy się posługiwać różnymi narzędziami, nie boimy się korzystać z rozwiązań dostępnych w internecie. Widoczna jest rosnąca potrzeba digitalizacji wielu procesów związanych z obiegiem i akceptacją dokumentów. Jednym z wiodących trendów są nowoczesne technologie umożliwiające elektroniczne podpisywanie dokumentów na odległość.
Zdalne podpisywanie dokumentów
Zdalne podpisywanie wszelkich dokumentów stało się możliwe dzięki przyspieszonym procesom związanych z formą elektroniczną czynności prawnych i podpisem elektronicznym oraz firmom, które potrafią obowiązujące przepisy wykorzystać technologicznie i umożliwić użytkownikom korzystanie z nich w prosty sposób. Art. 781 Kodeksu Cywilnego, który wszedł w życie 8.09.2016 r. chyba nigdy wcześniej nie był używany w ten sposób i w takiej częstotliwości, jak w czasie panującej pandemii. Za podpisem elektronicznym przemawiają również takie aspekty prawne jak Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014 (eIDAS), które zrównuje podpis własnoręczny (mokry) z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Warto zaznaczyć, że podpisem elektronicznym mogą być nazywane różne odmiany podpisu cyfrowego. Może to być stopka e-mail czy podpis w SMSie „Marta”. Natomiast podpis kwalifikowany to najwyższa forma podpisów elektronicznych, które wydawane są przez certyfikowanych dostawców. Dzięki tym ostatnim możemy zawierać umowy, które nie wymagają formy szczególnej. DoxyChain udostępnia użytkownikom możliwość podpisywania dokumentów za pomocą podpisu elektronicznego oraz docelowo również podpisu kwalifikowanego.
Zarządzanie dokumentami na odległość
Jednak podpis elektroniczny to nie wszystko. Niezbędne okazują się kompleksowe systemy oferujące więcej niż tylko sam podpis. Podstawową rzeczą w zarządzaniu dokumentami cyfrowymi jest bezpieczeństwo i autentyczność całego procesu. Te wartości były podstawą stworzenia DoxyChain, czyli dostawcy usług związanych z cyfryzacją i zarządzaniem dokumentami na odległość. Za pomocą rozwiązania DoxyChain użytkownicy mogą tworzyć, dodawać, wysyłać, podpisywać czy śledzić wszystkie dokumenty online. Intuicyjny interfejs, responsywność aplikacji, dostępność, znacznie ułatwi weryfikację cyklu życia dokumentu oraz zoptymalizuje procesy zarządzania dokumentami w nowoczesnym świecie cyfrowym – mówi Marcin Lorenc, CLO w DoxyChain.
Jesteśmy startupem, który w swoim rozwiązaniu używa technologii blockchain. Gwarantuje ona niezmienność dokumentów oraz zapewnia jedyne prawdziwe źródło informacji (np. jedyny egzemplarz umowy podpisywany przez różne strony). Łańcuch bloków jest rodzajem bazy danych, która uniemożliwia wprowadzanie zmian bezpośrednio w danych już w nim zapisanych. Możliwa jest tylko aktualizacja tychże danych w sposób przyrostowy, pozostawiając tym samym pełną historię zmian, jakie zachodziły na poszczególnych obiektach. Mamy kompetentny zespół, który wie, jak wykorzystać potencjał tej technologii. Przez ponad rok badaliśmy rynek, dzięki temu powstało rozwiązanie adresujące wiele z napotkanych potrzeb – dodaje Gabriel Dymowski, CEO w DoxyChain.
Case study
System DoxyChain został wprowadzony w kancelarii Jacek Bajorek Kancelaria Prawna z Krakowa, która wymienia się ze swoimi kontrahentami dokumentami poprzez dedykowaną platformę. To duży krok na przód, jeżeli chodzi o rozwój branży legaltech. Już widać znaczny trend wzrostowy, ponieważ różne podmioty zaczynają korzystać z inteligentnych systemów, które ułatwiają im pracę.
Wspólnie z moimi współpracownikami poszukiwaliśmy metody bezpiecznej pracy on-line z naszymi klientami w zakresie negocjowania w ich imieniu wielostronnych stosunków zobowiązaniowych. Chodziło zarówno o fazę negocjowania kontraktów, pracę nad projektami z zabezpieczeniem wprowadzanych przez strony zmian, jak i etap po uzgodnieniu on-line treści umowy – podpisania kontraktu przez strony, z wykorzystaniem dostępnych, wymaganych przez prawo form podpisu. Takie rozwiązanie dostarczyła nam spółka DoxyChain. Ich produkt wykorzystujemy także do zawierania umów kancelarii z klientami on-line – tłumaczy Radca prawny Jacek Bajorek.
Po pierwszym udanym wdrożeniu systemu zespół DoxyChain zamierza przeprowadzić testy wśród szerszej grupy odbiorców. Obecnie jest w trakcie pozyskania pierwszej rundy finansowania w celu udoskonalenia rozwiązania oraz uruchomienia platformy w modelu SaaS. DoxyChain dąży, aby zostać zaufanym partnerem w nowoczesnym świecie cyfryzacji
Także dla osób fizycznych
Warto zaznaczyć, że DoxyChain to system, który nie ogranicza się jedynie do osób prawnych czy większych instytucji. Dostarcza rozwiązania również dla osób fizycznych – tak, aby każdy Kowalski mógł zawierać np. umowę najmu mieszkania bez podpisywania papierowych dokumentów.
Dokumenty przesyłane bezpiecznie
W dobie pędzącej cyfryzacji takie systemy są ogromnym wsparciem dla wszystkich, którzy muszą zawierać umowy czy przesyłać sobie dokumenty w sposób bezpieczny oraz prosty, inaczej niż poprzez e-mail. Czeka nas prawdziwa rewolucja, a pandemia pokazała, że wbrew pozorom prawo i systemy są już na nią gotowe. COVID-19 sprawił, że zrozumieliśmy jak szybko i sprawnie można przejść ze świata “papierowego” na cyfrowy.
