Rozwój technologii bezpośrednio przyczynia się do tworzenia coraz to nowszych systemów i programów, mających na celu ułatwienie życia człowiekowi. Żyjemy w czasach nieustannej cyfryzacji i informatyzacji nawet najprostszych czynności. Pomaga to podnieść komfort funkcjonowania zarówno osobom prywatnym, jak i wszelkim firmom.

Różnego rodzaju przedsiębiorstwa zaczynają korzystać z nowoczesnych systemów, przyczyniających się do wzrostu efektywności pracy i uzyskania jak najlepszych rezultatów. Wymiana danych metodą elektroniczną nie jest już żadnym problemem, a przy okazji jej wspominania pojawia się pojęcie oprogramowania EDI.

Czym zasadniczo jest EDI?

EDI (z ang. Electronic Data Interchange) to systemy stworzone w celach elektronicznej wymiany danych pomiędzy jednostkami. Przekazywane mogą być chociażby dokumenty biznesowe, finansowe czy umowy. W skrócie, wiele danych powiązanych z działalnością firmy może być automatycznie, w sposób uporządkowany, wysyłane właśnie taką drogą.

W teorii, EDI można próbować porównywać do połączenia poczty e-mail i bazy danych. W wymianie uczestniczą różnego rodzaju dokumenty, mające swoich nadawców i odbiorców. Zasadniczą różnicą jest natomiast fakt automatycznego wysyłania danych przez system, a nie ludzi. Dzięki takiemu rozwiązaniu, stosy faktur, potwierdzeń i awiz mogą na bieżąco wędrować między partnerami biznesowymi. Takie rozwiązanie pozwala zredukować pewne koszty związane np. z zatrudnianiem odpowiedzialnych za to pracowników.

Jak działa EDI?

Można powiedzieć, że system EDI nawiązuje bezpośrednie połączenie z bazami danych swoich użytkowników. Przesyłanie danych między systemami poszczególnych firm lub działów, odbywa się z reguły bardzo szybko i bezproblemowo. Wszystkie dokumenty zaadresowane do poszczególnych odbiorców są automatycznie kierowane na ich urządzenia, przez co ryzyko wystąpienia jakichkolwiek opóźnień czy niejasności jest znikome.

Co więcej, platformę EDI można dopasować do stylu firmy i oczekiwań przedsiębiorcy. Dzięki takiemu systemowi, można łączyć się z firmami rozproszonymi po całym świecie. Warunkiem jest oczywiście dostęp do Internetu. Automatyczne przesyłanie dokumentów pomaga najczęściej dużym korporacjom, u których zaczęto wykrywać brak regularności w terminach dostaw bądź pewne nieporozumienia w kwestiach rozliczeń z partnerami B2B.

Korzyści wynikające z wdrożenia EDI

System EDI to nie tylko sposób na poprawę funkcjonowania firmy, ale również na zaoszczędzenie sporej sumy pieniędzy. Zdecydowanie najbardziej zauważalnym efektem wdrożenia takiego oprogramowania jest redukcja kosztów związanych z ręcznym przetwarzaniem poszczególnych transakcji. Taki proces zajmuje zazwyczaj ogrom czasu, a w przypadku prawidłowego wdrożenia programu – kilka sekund. Obsługiwanie zamówień, sporządzenie niezbędnych faktur i dokumentów transakcji, a także sama wysyłka – to procesy wymagające czasu i cierpliwości. Zastąpienie ich dopracowanym systemem może więc być doskonałą alternatywą i otworzyć drogę do znacznie sprawniejszej obsługi klienta.