Odpowiednio wykonany harmonogram pracy okazuje się bardzo dużym ułatwieniem zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Dzieje się tak, ponieważ rozkład pracy pozwala pracodawcom zaplanować realizację poszczególnych projektów, a także zyskać pewność, że danego dnia nie zabraknie osób w danej firmie, co niekiedy ma miejsce w okresie wakacyjnym. Z kolei dla pracowników harmonogram pracy jest informacją, jak często i w jakiej formie będą pracować w danym czasie. Warto wspomnieć, że tak stworzony harmonogram można zmienić w sytuacji, gdy informację o takiej możliwości zawarto w innym dokumencie, na przykład w regulaminie pracy.

Kiedy należy przekazać pracownikom harmonogram pracy i jakie zasady w nim obowiązują?

Poprawnie stworzony harmonogram pracy należy przedstawić pracownikom najpóźniej tydzień przed rozpoczęciem pierwszej zmiany. Dzięki temu każda zatrudniona osoba będzie miała czas, żeby zapoznać się ze swoim grafikiem i w odpowiedni sposób zaplanować sobie poszczególne dni. Warto jednak wspomnieć, że decydując się na samodzielnie stworzenie harmonogramu, powinniśmy zacząć nad nim pracę dużo wcześniej – szczególnie w przypadku firm, które zatrudniają większą liczbę osób. Dzieje się tak, ponieważ stworzenie grafiku nie polega jedynie na przypisaniu pracownikom różnych dni i rodzaju zmian. Niezwykle ważne okazuje się między innymi przestrzeganie Kodeksu pracy, który nakłada na pracodawców ważne obowiązki i wymaga przestrzegania określonych praw pracowników. Niezastosowanie się do przedstawionych zasad może oznaczać odczuwalne kary finansowe nałożone na całą firmę.

Każdy pracownik ma swoje prawa określone w Kodeksie pracy. Część z tych przepisów odnosi się do sposobu, w jakim należy tworzyć harmonogram pracy. Tego typu regulacje bardzo często dotyczą dni wolnych i konieczności odpoczynku. Ponadto niezwykle istotne stają się również zasady określające traktowanie nadgodzin i zwracające uwagę na to, że pracownik musi mieć zapewniony odpoczynek dobowy. Kodeks pracy nakłada także na pracodawcę obowiązek wcześniejszego powiadomienia pracowników o pojawieniu się nowego harmonogramu – jak już wspomnieliśmy, nie później niż tydzień przed rozpoczęciem pracy.

Jak szybko stworzyć harmonogram pracy?

Samodzielne planowanie harmonogramu pracy często okazuje się niezwykle czasochłonne i wyczerpujące. Ponadto na osobie odpowiedzialnej za tego typu zadania spoczywa obowiązek zadbania o przestrzeganie wszystkich zasad Kodeksu pracy. Mimo to ręczne tworzenie grafików nie zawsze jest skuteczne – dużo trudności i zamieszania pojawia się między innymi w okresie letnim, kiedy większość osób chciałaby wyjechać na wakacje. Z tego też powodu warto zwrócić szczególną uwagę na specjalne programy, które ułatwiają tworzenie harmonogramu pracy i tym samym pozwalają uniknąć dotkliwych kar finansowych. Jednym z takich programów jest Grafik Optymalny, który pomaga stworzyć harmonogram uwzględniający wszystkie przepisy oraz wnioski urlopowe pracowników. Ponadto za pośrednictwem Grafiku Optymalnego można prowadzić ewidencję czasu pracy i w łatwy sposób informować o pojawieniu się nowego grafiku.