Działalność przedsiębiorców w branży innowacyjnej i kreatywnej, to liczne godziny negocjacji, prezentacji rozwiązań inwestorom, a co za tym idzie – ujawniania swojego pomysłu, know-how, prototypów. Zbliżone wyzwania stoją przed przedsiębiorcami rozszerzającymi działalność przez współpracę z kontrahentami, czy firmami oferującymi usługi pomocnicze. Łączy się to z koniecznością zapewnienia ochrony informacji poufnych.
Należy mieć jasność, co objęte może zostać porozumieniem o zachowaniu poufności (z ang. „NDA” – non-disclosure agreement). Standardowo przedmiotem ochrony jest tajemnica przedsiębiorstwa, której ustawowy zakres wyznacza art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
Warto podkreślić, że tajemnica przedsiębiorstwa nie jest równoznaczna z pojęciem know-how. Mimo braku jednolitej ustawowej definicji, wskazówkę zawierają przepisy podatkowe definiujące know-how jako udokumentowaną wiedzę, która nadaje się do wykorzystania z działalności przemysłowej, naukowej, handlowej. W związku z tym, przedmiot NDA powinien wymieniać jak najszerszy zakres danych przekazywanych w związku ze współpracą. W przypadku, gdy postanowienia są zbyt ogólne warto stworzyć przykładowy lub rozbudowany katalog, wymieniając w nim poszczególne elementy szczególnie istotne, takie jak: ceny, dane o klientach, umowy, raporty, czy stosowaną metodologię i strategię biznesową, do których druga strona uzyska dostęp w trakcie współpracy.
Określenie jak strony rozumieją zakres informacji poufnych to pierwszy element, który trzeba uzupełnić o obowiązki strony uzyskującej do nich dostęp. Jednym ze sposobów ograniczenia wykorzystywania informacji poufnych jest wskazanie konkretnych celów i obszarów współpracy, do realizacji będą wykorzystane. Dodatkowo zobowiązania drugiej strony zawierać powinny obowiązki w zakresie nieujawniania osobom trzecim informacji poufnych, zabezpieczenia za pośrednictwem środków organizacyjnych i technicznych przed umożliwieniem wejścia w ich posiadanie przez osoby nieuprawnione.
Odrębną kategorią są postanowienia dotyczące odpowiedzialności z tytułu naruszenia obowiązków. Obowiązek zachowania poufności jest zobowiązaniem niepieniężnym, a więc istnieje możliwość zabezpieczenia naruszenia obowiązków karą umowną, której wysokość powinna uwzględniać sumę niezbędną do naprawnienia szkody przedsiębiorcy. Dodatkowo warto pamiętać o zastrzeżeniu możliwości dochodzenia odszkodowania uzupełniającego.
Na koniec, warto zasygnalizować także dwie istotne kwestie związane z NDA. Po pierwsze, w przypadku gdyby dane udostępniane w ramach współpracy miałyby stanowić dane osobowe, ich przetwarzanie powinno zostać uregulowane odrębnie. Po drugie, udostępnione informacje mogą stanowić utwór w rozumieniu prawa autorskiego w i tym przypadku NDA także nie stanowi podstawy do korzystania z utworów, w zakresie w jakim wymagałoby tego zawarcie umowy licencji, czy przeniesienia praw własności intelektualnej.
