Nastroje wśród przedsiębiorców wciąż się pogarszają i już ponad 30% właścicieli małych firm ocenia negatywnie polską gospodarkę. Jednak przedsiębiorcy z sektora MSP mają świadomość, że bezczynne czekanie na zmianę tej sytuacji nie uchroni ich od strat finansowych. Dlatego warto poszukać szybkich oszczędności wewnątrz firmy oraz mądrze zainwestować, aby trwale zredukować koszty.

Nawet w trudnych czasach na rynku świadomy właściciel małego biznesu będzie planował nie tylko, jak nie stracić, ale i nieustannie rozwijać swoją działalność. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Instytut Keralla Research dotyczących sektora MSP 39,8% badanych spodziewa się pogorszenia sytuacji na rynku, dlatego zamiast szukać pomocy
z zewnątrz lub czekać, aż sytuacja się ustabilizuje, lepiej zacząć działać na własną rękę. Usprawnienie systemu zarządzania firmą nawet w mikroprzedsiębiorstwie pomoże zarówno w efektywnym pozyskiwaniu nowych klientów oraz zminimalizowaniu kosztów.

Innowacyjne rozwiązania – konkretny zysk

Według badań Instytutu Keralla, pomimo negatywnych nastrojów prawie połowa przedsiębiorców nie zamierza całkowicie rezygnować
z inwestycji. Właściciele małych firm
w coraz większym stopniu zdają sobie sprawę, że innowacyjne rozwiązania czynią wartość rynkową przedsiębiorstwa bardziej atrakcyjną. Specjaliści twierdzą, że sytuację ekonomiczną firm z sektora MSP mogą poprawić m.in. inwestycje, które w przyszłości pozwolą zredukować wydatki firmy. Dlatego 9,7% małych przedsiębiorstw w I kwartale 2012 roku planowało inwestycje w oprogramowanie. Biorąc pod uwagę fakt, że rozwój rynku wymusza na przedsiębiorcach mobilność i zdolność do przebranżowienia, rozwiązaniem może okazać się oprogramowanie w chmurze. – Obecnie nawet mikroprzedsiębiorcy zaczynają doceniać korzystanie z systemu cloud computingu – mówi Jakub Wietrzyk, specjalista od nowych technologii wfirma.pl. – Coraz większa liczba aplikacji dedykowanych małym przedsiębiorcom jest przystosowana do działania
w chmurze obliczeniowej. Można korzystać zarówno z systemów CRM, programów ułatwiających zarządzanie kadrami lub księgowością. Te innowacyjne rozwiązania IT nie tylko usprawniają funkcjonowanie firmy, ale również przyczyniają się do budowania przewagi konkurencyjnej – dodaje ekspert. Działania proklienckie
w postaci systemów CRM i ułatwiające zarządzanie biznesem, takie jak programy kadrowe, mogą przynieść mikroprzedsiębiorcom długofalowe korzyści. Choć do tej pory tego typu rozwiązania IT były kojarzone raczej z inwestycjami korporacyjnymi, to obecnie właśnie dzięki takim aplikacjom działającym w chmurze, każda, nawet najmniejsza firma może sobie na nie pozwolić. – Inwestycja w oprogramowanie
w chmurze, niezależnie, czy jest to system CRM, czy księgowość internetowa jest swego rodzaju outsourcingiem – mówi Jakub Wietrzyk. – Daje ona dostęp do wszelkich aktualizacji i wiedzy eksperckiej, ale równocześnie pozwala na pełną kontrolę przepływu danych. Ponadto jak wykazują badania, przeciętny pracownik biurowy poświęca 25% czasu na odnalezienie informacji niezbędnych w codziennej pracy, dlatego każda inwestycja usprawniająca system pracy przełoży się na oszczędność czasu, a tym samym pieniędzy – dodaje Wietrzyk.

Nowoczesne myślenie – realna oszczędność

 Aby uchronić się przed brakiem płynności finansowej w momencie największych kryzysów, małe firmy chcą szybko i efektywnie zmniejszyć wydatki. Często jednak takie doraźne działania w dłuższej perspektywie są niekorzystne, a stosowanie krótkoterminowych środków zaburza plany biznesowe firmy. Dlatego zamiast starać się za wszelką cenę ciąć koszty i rezygnować z usług ułatwiających zarządzanie firmą, warto zamienić je na bardziej ekonomiczne. Nowoczesny właściciel firmy chce korzystać
z rozwiązań udostępniających narzędzia, które z jednej strony wspomagają prowadzenie działalności, z drugiej zaś zapewniają swobodę w zarządzaniu informacjami. Świadomie rezygnując z działu kadr lub księgowej, mikroprzedsiębiorca nie tylko oszczędza pieniądze, ale skraca czas ścieżki formalnej, samodzielnie operując danymi. Jeśli rozlicza i tworzy swoje dokumenty podatkowo-finansowe wewnątrz firmy, może liczyć na oszczędność rzędu 100–350 złotych miesięcznie. Prawie 40% firm z sektora MSP rozlicza się samodzielnie, a obawiając się nakładów finansowych, jakie muszą ponieść
w pierwszym okresie wdrażania tradycyjnego oprogramowania, obawiają się tego typu rozwiązań IT. – Działające w chmurze obliczeniowej aplikacje do fakturowania, czy księgowania nie muszą być systematycznie aktualizowane, ani specjalnie przygotowywane do użytkowania w konkretnym środowisku – mówi Jakub Wietrzyk. – Właściciel małego biznesu oszczędza również na kosztach związanych z osobnym działem IT, czy pomocą merytoryczną, ponieważ za każdą platformą tego typu stoi sztab specjalistów, rozwiązujący problemy bez dodatkowych opłat – dodaje ekspert. Choć prognozy na poprawę sytuacji gospodarczej nie napawają optymizmem, właściciele firm MSP planują sukcesywnie inwestować w nowoczesne rozwiązania, mając świadomość, że ten, kto w biznesie stoi w miejscu, tak naprawdę uwstecznia się. Ponadto nieustająco zmieniający się rynek wymaga od mikroprzedsiębiorcy elastyczności i umiejętności dostosowania się do każdej sytuacji. Modułowa budowa aplikacji CRM, czy księgowości internetowej pozwala precyzyjnie dopasować oprogramowanie do potrzeb przedsiębiorstwa, a każda funkcja może zostać w dowolnym momencie rozbudowana. Dlatego kiedy skończą się „chude lata” i zacznie czas prosperity, ta kryzysowa inwestycja będzie się rozwijać razem z firmą.