Rozliczyć unijne dotacje

Cyfrowa (r)ewolucja na drodze do unijnych pieniędzy

Firmy i instytucje w całej Polsce po raz kolejny będą miały szansę ubiegania się o wsparcie finansowe z funduszy europejskich. Ci, którzy brali już udział w konkursach o unijne dotacje wiedzą, że pozytywne rozpatrzenie wniosku oraz podpisanie umowy to dopiero początek długiej drogi do zrealizowania inwestycji. Spełnienie wszystkich wymogów formalnych bywa bowiem skomplikowane, a ogrom obowiązków związanych z unijną „papierologią” sprawia, że nie trudno o popełnienie błędu. Na pomoc beneficjentom ruszają więc firmy oferujące specjalistyczne oprogramowania ułatwiające prace związane z właściwym rozliczaniem projektów współfinansowanych ze środków UE. 

Wsparcie z budżetu wspólnotowego UE dla naszego kraju na lata 2014-2020 wyniesie w sumie 82,5 mld euro. Pieniądze te będzie można zainwestować m.in. w badania naukowe i ich komercjalizację, budowę autostrad
i dróg ekspresowych, transport przyjazny środowisku, rozwój przedsiębiorczości i aktywizację zawodową oraz cyfryzację kraju, w tym rozwój e-usług w sektorze administracji. W ramach funduszy polityki spójności zrealizowanych zostanie sześć programów krajowych, w tym jeden ponadregionalny dla województw Polski Wschodniej, oraz 15 regionalnych, na które przeznaczonych zostanie około 60% funduszy strukturalnych.

Błędy warte miliony

Formalności towarzyszą beneficjentom od momentu podjęcia starań o unijne pieniądze, podczas realizacji projektu, aż do jego końcowego rozliczenia. Konieczne jest zapoznanie się z warunkami ubiegania się o dofinansowanie, zasadami tworzenia dokumentacji na potrzeby realizacji projektu i rozliczania otrzymanych środków. Proces sprawozdawczości poszczególnych zadań jest złożony, dlatego wymaga specjalistycznej wiedzy oraz doświadczenia. Tym bardziej, że wymogi dla poszczególnych programów są inne. Różnice znaleźć można np. w liczbie załączników, które należy złożyć wraz z wnioskiem o dofinansowanie, kryteriach oceny, sposobie dzielenia kosztów na kwalifikowane i niekwalifikowane oraz zasadach rozliczania dotacji. Do najczęściej popełnianych błędów eksperci zaliczają pomyłki rachunkowe, pozostawianie pustych pól w formularzach, brak wymaganych załączników lub podpisów, rozbieżności pomiędzy wersją papierową i elektroniczną wniosku, błędy w opisach dokumentów finansowych oraz niezgodność opisu dotyczącego okresu realizacji zadania z harmonogramem planowanych działań.

Prawidłowe powadzenie dokumentacji projektu finansowanego ze środków unijnych jest czasochłonne, wymaga znajomości przepisów oraz zasad formalnych wynikających ze specyfiki zadań. Ponadto każdy program to inny rodzaj wymogów, które ewoluują, przez co samodzielne koordynowanie i rozliczanie projektów może być skomplikowane.

Przemysław Gorgol, właściciel firmy InfraVision

Nawet najmniejszy błąd formalny może opóźnić otrzymanie transzy środków z dotacji w terminie i wymusić konieczność poprawiania całej dokumentacji. Konsekwencją mogą być zaburzenia płynności finansowej beneficjenta oraz poważne problemy podczas rozliczania projektu, a w skrajnych przypadkach nawet konieczność zwrotu całej dotacji.

Cyfrowe wsparcie

Zdarza się, że nieznajomość przepisów, ogrom obowiązków związanych z unijną „papierologią” oraz odpowiedzialność finansowa przerasta beneficjenta. W takim przypadku konieczną inwestycją, warunkującą finalny sukces projektu, może okazać się zewnętrzne wsparcie np. specjalistycznych programów monitorujących i usprawniających proces sprawozdawczości inwestycji współfinansowanej ze środków UE. Prace związane z przygotowaniem dokumentacji, jej prawidłowym obiegiem, generowaniem opisów czy umów zostają przeniesione do aplikacji, dzięki czemu przedsiębiorca czy urzędnik nie traci czasu na przeszukiwanie segregatorów, rozmieszczonych często w kilku działach na różnych piętrach biura oraz analizowanie poprawności każdego dokumentu.

To ogromne ułatwienie dla beneficjentów. Podczas pracy z programem mogą tworzyć elektroniczne bazy danych, archiwum faktur, umów, wyciągów bankowych oraz zestawienia i analizy na potrzeby realizacji projektu. Wszystkie niezbędne informacje znajdują się w jednym miejscu, a podgląd jest możliwy w dowolnym momencie, z każdego miejsca, w którym mamy dostęp do Internetu. Ponadto program wymusza uzupełnienie wszystkich pozycji i nie pozwala przejść do kolejnego etapu prac, jeżeli pozostawimy puste pola. Dzięki temu eliminujemy ryzyko odrzucenia wniosku np. ze względu na jego niekompletność.

Krzysztof Świątczak, prezes firmy 3S IT Sp. z o.o., dostarczającej do firm i instytucji program TEON do rozliczania dotacji unijnych i procesów inwestycyjnych

Aplikacja została stworzona na potrzeby podmiotów realizujących zadania inwestycyjne finansowane ze środków zewnętrznych, w tym dotacji UE, firm consultingowych oraz biur rachunkowych specjalizujących się w koordynacji oraz rozliczaniu projektów inwestycyjnych. Służy do gromadzenia danych i dokumentów związanych z procesem inwestycyjnym (cyfrowa ewidencja faktur i umów)
w powiązaniu z dokumentami źródłowymi zapisanymi w formie elektronicznej. W każdym momencie pracy w systemie istnieje możliwość ich podglądu – wszystkie są dostępne pod prawym przyciskiem myszki. Program umożliwia koordynację wielu zadań inwestycyjnych równocześnie i może być wykorzystywany do prowadzenia ciągłej inwentaryzacji inwestycji w toku, indywidualnie dla każdego
z zadań.

Podstawowymi elementami procesu rozliczania unijnego dofinansowania są zapisy umowy, ewidencja wydatków, wnioski o płatność czy zaliczkę, archiwizacja dokumentacji, a także stałe monitorowanie realizacji oraz promocja projektu. Prowadzenie dokumentacji projektu to niekiedy prawdziwe wyzwanie dla beneficjentów. W obawie przed popełnieniem błędu coraz częściej sięgają więc po wsparcie firm doradczych oraz specjalistycznych programów elektronicznych. – Prawidłowy obieg i ewidencja dokumentacji, a także stałe monitorowanie operacji finansowych są podstawą właściwego rozliczenia, a w konsekwencji sukcesu prowadzonego projektu. Realizowanie zadań inwestycyjnych
z wykorzystaniem aplikacji to nie tylko oszczędność czasu, ale także bezpieczeństwo danych, zwiększenie wydajności pracowników i pewność, że przygotowane dokumenty będą zgodne
z wymaganiami Instytucji Zarządzających – dodaje Świątczak.