Wyzwaniem w zarządzaniu czasem jest zauważenie zmian w sposobie naszego funkcjonowania, tak byśmy nie rozwiązywali dzisiejszych problemów wczorajszymi metodami. Izabela Krejca-Pawski, autorka książki „Elastyczne zarządzanie czasem” opowiada o dobrych praktykach osób skutecznie zarządzających sobą w czasie.
We wstępie do książki zauważa Pani, że wyzwaniem w zarządzaniu czasem jest zauważenie zmian w sposobie naszego funkcjonowania, tak byśmy nie rozwiązywali dzisiejszych problemów wczorajszymi metodami. Jak zmieniło się podejście do zarządzania czasem we współczesności?
Izabela Krejca-Pawski: Paradoksalnie warunki naszej pracy, jej tempo oraz liczba zadań zmieniają się szybciej niż metody zarządzania czasem. Obecnie wiele osób funkcjonuje w sytuacji, w której każdego dnia ma tak dużo obowiązków, że nie jest w stanie im podołać w ciągu doby. Mamy wiele możliwości działania, ale doba ma tylko 24 godziny. Aby sprostać wyzwaniom, kluczowa staje się umiejętność wybierania właściwych zadań do zrobienia, czyli priorytetowych. Równie istotne jest radzenie sobie z presją oczekiwań, zwłaszcza że jesteśmy dostępni pod telefonem od rana do wieczora. Aby podołać obowiązkom konieczne jest elastyczne podejście.
Radzi Pani czytelnikom, by znaleźli czas na zarządzanie czasem. Od czego zacząć, skoro zadań wciąż przybywa, a wszystkie są pilne i ważne?
IKP: Zanim przystąpimy do realizacji zadań, dajmy sobie chwilę na spokojne zastanowienie się, co jest dzisiaj najważniejsze, by móc zaplanować przemyślane działania. Wystarczy 10–15 minut każdego dnia. Jeśli tego nie zrobimy, zdajemy się po prostu na płynięcie z prądem pilnych, bieżących zadań.
Zaproponowana przez Panią autorska strategia 5 kroków zarządzania czasem wykorzystuje m.in. psychologiczną wiedzę o działaniu ludzkiego mózgu. Na czym polega sekret skuteczności tej strategii?
IKP: Na realistycznym podejściu do naszych możliwości i odrzuceniu życzeniowego podejścia. Jeżeli wykonujemy pracę wymagającą intensywnego myślenia, działania czy skoncentrowania, czy tego chcemy czy nie, nie jesteśmy w stanie utrzymywać 100% wydajności od rana do wieczora. Kiedy obserwuję, jak pracują i działają moi klienci jeszcze przed szkoleniem z zarządzania czasem, często widzę, że trwonią swoje siły na zajmowanie się rzeczami błahymi i bieżącymi, a gdy w końcu znajdują czas, by wyznaczyć priorytety lub podjąć ważną decyzję biznesową, są już zbyt zmęczeni, aby zrobić to efektywnie. Nie mają wówczas energii. Stosując strategię 5 kroków zarządzania czasem, świadomie wykorzystujemy nasze zasoby. Jeżeli więc chcemy przygotować nową ofertę, to wiemy, że możemy to zrobić tylko rano, gdy mamy świeże pomysły. Unikamy dzięki temu życzeniowego planowania takiego zadania na czwartek o 15.00, gdy próby stworzenia nowej oferty zapewne zakończą się frustracją i decyzją, by odłożyć to na kolejny dzień.
W jakie pułapki możemy wpaść, gdy zaczniemy wdrażać strategię lepszej organizacji czasu?
IKP: Przede wszystkim czeka nas konfrontacja z oczekiwaniami innych i presją otoczenia, aby porzucić nowo stworzony plan i natychmiast zająć się superpilnymi sprawami. Jednak nie warto rezygnować z tych 5 kroków zarządzania czasem, bo właśnie dzięki nim działamy z posprzątaną głową, pod ręką mamy zawsze aktualną mapę priorytetów i wiemy, gdzie chcemy dopłynąć na koniec tygodnia. Dzięki temu wprowadzamy elastyczne zmiany w naszych planach wtedy, gdy to potrzebne. Jednak przede wszystkim mamy zaufanie do przemyślanego odpowiednio wcześniej, własnego planu działania i dlatego dużo łatwiej odmawiamy innym, mimo presji z ich strony.
W książce omawia Pani dobre praktyki osób skutecznie zarządzających czasem. Które z nich są Pani zdaniem najbardziej inspirujące?
IKP: W rozdziale kończącym książkę zamieszczam 10 inspirujących praktyk osób dobrze zarządzających czasem. Zdaniem moich klientów, najważniejsze jest rozróżnienie specyfiki pracy – to, czy pracujemy w strumieniu czy w sieci zadań – a także działanie zgodnie z założeniem, że na koniec tygodnia zawsze dopływamy do brzegu, na którym stoi nasza latarnia, czyli wyznaczony przez nas cel. Wiele osób szczególnie inspiruje rozdział o zarządzaniu czasem we współpracy z ludźmi. Natomiast dla wszystkich zapracowanych kluczowe jest wyznaczanie priorytetów w nowy sposób dzięki wypracowaniu mapy priorytetów.
Zachęca Pani czytelników, by osiągali więcej, pracując mniej. Od czego zacząć, by przybliżyć się do tego celu?
IKP: Zdecydowanie warto zacząć od wyznaczenia sobie pierwszej tygodniowej latarni, ponieważ to właśnie dzięki niej uczymy się regularnego osiągania małych celów. Z każdym tygodniem nabywamy doświadczenia w coraz lepszym wyborze najważniejszych zadań do wykonania i stajemy się skuteczniejsi w działaniu.
Mówi się, że nawyki to nasza druga natura. Jak je wykorzystać, by stały się sprzymierzeńcem w lepszym zarządzaniu sobą w czasie?
IKP: Sprytnie! Budowanie nawyków od zera to trudne zadanie, dlatego lepiej wykorzystywać posiadane już nawyki i na przykład dostosowywać je do nowych działań. W książce pokazuję między innymi, jak konstruktywnie wykorzystać nawyk związany z porannym piciem kawy.
Od czego zacząć zmianę złych nawyków, by nasze chęci przełożyły się na rzeczywiste działanie?
IKP: Od strategii 5 kroków w zarządzaniu czasem , a konkretnie od realizacji celu na koniec tygodnia, czyli dopłynięcia do wyznaczonej latarni. Wiele osób poddaje się, gdy ich entuzjazm napotyka pierwsze przeszkody. Tymczasem gdy chcemy wprowadzić trwałe zmiany, możemy na początku wybrać drogę do celu, która ostatecznie nam się nie spodoba. Na przykład chcemy schudnąć lub postanawiamy, że zaczniemy biegać. Możemy jednak szybko odkryć, że wcale nie lubimy biegać, i porzucimy cel. Elastyczność pozwala odkryć, że bieganie nie jest dla nas, choć przez dwa tygodnie regularnie wybieraliśmy się na treningi, więc zaczynamy szukać czegoś innego, na przykład sprawdzamy, jak nam idzie z ćwiczeniami na orbitreku.
Część kłopotów z zarządzaniem czasem bierze się z niewłaściwego wyznaczania priorytetów, spowodowanych na przykład kierowaniem się przy ustalaniu celów zbyt wieloma wykluczającymi się kryteriami, np. deadline’em od klienta i presją szefa. Jakie narzędzia pomogą nam radzić sobie w takich sytuacjach?
IKP: Przede wszystkim mapy priorytetów, które będą dla nas ratunkiem w szczególnie zapracowanym dniu. Z tym narzędziem podejmiemy właściwe decyzje nawet wtedy, gdy jesteśmy zmęczeni. W książce pokazuję, jak tworzyć mapy priorytetów w zależności od specyfiki naszej pracy.
Zachęca Pani czytelników do tego, by stworzyli sobie wspierające miejsce pracy – co to oznacza w praktyce?
IKP: Zarządzania czasem uczyłam się, pracując w sprzedaży, gdzie głównym celem jest osiąganie wyniku sprzedażowego. Kiedy szkolę zespoły sprzedażowe w ich miejscu pracy, to widzę, że na biurkach pracowników, przy których spędzają oni wiele godzin, nie ma spisanego ani celu, ani priorytetów. Można za to znaleźć wiele papierów, informacje, które nie są nikomu potrzebne, oraz bałagan. Jeżeli chcemy dobrze zarządzać czasem, to we wspierającym miejscu pracy za każdym razem, gdy tylko oderwiemy wzrok od monitora, zobaczymy swoją mapę priorytetów. Im częściej będziemy na nią patrzeć, tym łatwiej przyjdzie nam skoncentrować się na realizowaniu właściwych działań.
Jeśli mimo wielu starań i wprowadzenia nowych nawyków we własnej organizacji czasu pracy nie udaje nam się podołać nadmiarowi obowiązków, lepiej zmienić pracę?
IKP: Moim zdaniem, pracę należy zmienić wtedy, gdy mamy pewność, że zrobiliśmy absolutnie wszystko, co mogliśmy. Jeśli wdrożyliśmy strategię 5 kroków zarządzania czasem, czujemy się odpowiedzialni za naszą motywację do działania, a także pozbyliśmy się syndromów „tak–taka” czy „dawcy odpowiedzi”, ponieważ to my wyznaczamy latarnię. Warto być świadomym, że zmiana pracy ze względu na męczący nas sposób zarządzania czasem pomoże nam tylko wtedy, gdy mamy pewność, że w nowej firmie panuje zupełnie inny styl pracy, lub chcemy zmienić stanowisko. Inaczej trafimy z deszczu pod rynnę, a stare problemy szybko nas dopadną. Z własnego doświadczenia wiem, że kiedy faktycznie realizujemy strategię 5 kroków zarządzania czasem, to nasza skuteczność wzrasta, zaczynamy dostrzegać swoje możliwości i… właśnie dlatego zmieniamy pracę, a nawet zawód lub decydujemy się na własny biznes.
Zadedykowała Pani tę książkę osobom aktywnym i zapracowanym. Kto szczególnie powinien ją przeczytać? Szef, pracownik na etacie, freelancer czy mama wracająca do pracy po urlopie macierzyńskim?
IKP: Jestem przekonana, że każda z wymienionych osób znajdzie w książce to, co będzie jej potrzebne. W poradniku znajdują się narzędzia oraz rozwiązania zarówno dla zapracowanych szefów, jak i pracowników mających niezorganizowanych przełożonych. Książkę na pewno powinna przeczytać każda osoba, która w pracy i biznesie chce osiągać wyniki, a więc być skuteczna w tym, co robi. Polecam ją również tym, których praca oparta jest na relacjach międzyludzkich, współpracują m.in. z klientami, partnerami biznesowymi, pracownikami innych działów czy z własnym szefem. „Elastyczne zarządzanie czasem” zapewni im zestaw narzędzi, które działają w konfrontacji ze zmienną rzeczywistością i natłokiem bieżących zadań.
Od czego zacząć rozwijanie umiejętności elastycznego zarządzania czasem?
IKP: Zachęcam do lektury książki, a także obejrzenia wideo dotyczącego 5 kroków elastycznego zarządzania czasem dostępnego na mojej stronie http://www.izakrejcapawski.pl/. Wszystkie osoby, które chcą sprawdzić, czy strategia elastycznego zarządzania czasem im pomoże, zapraszam do pobrania i wykonania własnej mapy priorytetów – szablon jest dostępny bezpłatnie na mojej stronie http://www.izakrejcapawski.pl/prezenty
ul. Belgijska 11, 02-511 Warszawa
22 847 51 23, 22 853 11 38, +48 601 33 18 50
Poradniki, które trafiają w sedno!
