Agencja Berm Creative Production Group odpowiadała za przygotowanie i kompleksową realizację 41. Sesji Światowego Komitetu Dziedzictwa UNESCO, która odbyła się w dniach 2 – 12 lipca w krakowskim Centrum Kongresowym ICE.
Tegoroczny zjazd UNESCO zgromadził ponad 3 tysiące gości ze 137 państw świata. Polska po raz pierwszy w historii była gospodarzem 11-dniowych obrad, podczas których przedstawiciele 21 państw członkowskich Komitetu podejmowali decyzje dotyczące dóbr kultury i przyrody na całym świecie. W roli obserwatorów obecne były również delegacje rządowe z blisko 170 Państw-Stron Konwencji oraz przedstawiciele organizacji pozarządowych zrzeszonych przy UNESCO.
Program 41. Sesji obejmował obrady plenarne Komitetu oraz wydarzenia równoległe: Forum Młodych Profesjonalistów, Forum Zarządców Miejsc Światowego Dziedzictwa – organizowane po raz pierwszy z inicjatywy Polski oraz Forum Społeczeństwa Obywatelskiego. Zorganizowane zostały również uroczystości otwarcia i zamknięcia 41 Sesji Komitetu oraz dodatkowe wydarzenia kulturalne i gale. Agencja BERM zobowiązana była zapewnić podczas tych wydarzeń catering, scenografię, transporty gości, obsługę recepcji i techniki, a także bieżącą kontrolę nad bezpieczeństwem i sprawnym przebiegiem imprez.
Berm Creative Production Group, jako generalny wykonawca odpowiedzialna była za kompleksową realizację wydarzenia, które poprzedziły 7-dniowe montaże. Podczas przygotowań w Centrum Kongresowym ICE zaaranżowano na potrzeby zjazdu ponad 50 pomieszczeń, w tym: salę obrad plenarnych, sale spotkań, konferencji, pokoje dla gości VIP, tymczasowe biura dla pracowników UNESCO oraz polskich instytucji, media room, kioski z publikacjami i wiele innych. Wokół Centrum Kongresowego ICE ustawiono strefę bezpieczeństwa z całodobową ochroną i kontrolą wejścia. W tym celu postawiono halę namiotową, która w wygodny i estetyczny sposób zaaranżowana została do potrzeb zarejestrowania oraz kontroli ponad 2000 osób dziennie. W budynku ICE zorganizowano punkty informacyjne, printing office oraz strefę komputerową, strefę lunchową, zapewniono opiekę medyczną oraz tłumaczy symultanicznych i konsekutywnych. Uczestnikom Sesji zapewniono dostęp do bezawaryjnego WIFI, zrealizowano transmisję on-line z obrad plenarnych, a elegancka i praktyczna aranżacja foyer zapewniła gościom komfort spotkań oraz możliwość odpoczynku wobec intensywnego programu całej Sesji. W trakcie 11 dni kongresu rozdystrybuowano ponad 20 tysięcy publikacji oraz 40 tysięcy wyprodukowanych materiałów promocyjnych.
W przestrzeni ICE Kraków Agencja zorganizowała dodatkowe 53 wydarzenia tzw. side eventy – prelekcje, seminaria, wystawy, wydarzenia kulturalne i koncerty. Wydarzenia te zrealizowano dla organizacji NGO lub rządów ponad 15 państw świata.
Najbardziej doniosłym wydarzeniem zrealizowanym przez Berm Creative Production Group podczas Sesji UNESCO była Ceremonia Otwarcia 41 Sesji Komitetu.
W ramach przygotowań oraz koordynacji uroczystości na terenie Zamku Królewskiego na Wawelu zaaranżowano Dziedziniec Zewnętrzny, na którym podczas czterech nocy montażowych powstała ponad 80-cio tonowa konstrukcja namiotu przeznaczonego na wieczorny bankiet. Dziedziniec Arkadowy zaaranżowany został na potrzeby oficjalnego otwarcia z udziałem Prezydenta RP Andrzeja Dudy, Dyrektor Generalnej UNESCO Iriny Bokovej oraz oficjeli rządu i delegatów.
Do zadań Agencji należało zaprojektowanie aranżacji przestrzeni dziedzińców Zamku Królewskiego, w tym: zapewnienie nagłośnienia koncertu Leszka Możdżera i orkiestry AUKSO, zapewnienie scenografii, oświetlenia, tłumaczeń symultanicznych, wyposażenie namiotu bankietowego oraz doświetlenie zieleni, fasad Zamku Królewskiego i przyległych zabytków
Podczas 41. Sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa Agencja BERM zorganizowała dla uczestników kongresu 38 wycieczek turystycznych. Odwiedzający Kraków goście mieli możliwość zwiedzenia między innymi polskich obiektów i miejsc wpisanych na Listę Światowego Dziedzictwa UNESCO.
Ponad półtora miesiąca bardzo intensywnej pracy nad realizacją tego wydarzenia zaowocowało przygotowaniem „excellent session”, jak określali to najczęściej nasi goście. Jesteśmy dumni, że pokazaliśmy się z najlepszej strony, co niewątpliwie jest ogromną zasługą doskonałej współpracy ponad 600 osób obsługujących to wydarzenie. Teraz to 41 Sesja UNESCO w Krakowie stawiana będzie kolejnym organizatorom za wzór do naśladowania – podsumowuje projekt Wiceprezes Zarządu Spółki Jan Dołęga-Kozierowski.
