Aż trzy godziny zajmuje przeciętnie pracownikami zorganizowanie każdego wyjazdu służbowego. Dla polskich firm oznacza to straty czasu, dla podróżujących – dodatkowy stres. Właśnie został opublikowany pierwszy dokładny raport na temat podróży służbowych polskich pracowników. Na zlecenie firmy Hotailors przygotowała go agencja SW Research.

Hotailors ułatwia  przedsiębiorstwom organizowanie  i rozliczanie podróży służbowych. Partnerami biznesowymi start-upu są m.in. Vodafone, Google, Amadeus, Kiwi i EY.

Hotailors opracowało dokładny raport o polskim rynku podróży służbowych, zawierający analizę błędów oraz rekomendacje dla firm, które chcą efektywniej organizować delegacje swoich pracowników. – Mam nadzieję, że ten raport pozwoli pracodawcom lepiej zrozumieć potrzeby osób podróżujących. Efektem może być wprowadzenie zmian, które zwiększą zadowolenie pracowników i efektywność delegacji oraz przyniosą wymierne korzyści biznesowe – mówi Filip Błoch, prezes i współzałożyciel Hotailors.

Z raportu wynika m.in.:

• najbardziej niezadowoleni z wyjazdów służbowych są pracownicy firm zatrudniających ponad 150 osób,
• organizacja formalności związanych z podróżą zajmuje przeciętnie ponad 1/3 dnia roboczego,
• ponad połowa pracowników nie wie lub nie zna polityki podróży w swojej firmie – zasad organizacji wyjazdów służbowych,
• z tego powodu ich delegacje są droższe, a organizacja wyjazdów zajmuje 20 proc. czasu więcej.

Skala straconych godzin i droższych wyjazdów jest ogromna. Ponad połowa pracowników podróżuje po Polsce, Europie i świecie. Wyjazd poza granice naszego kontynentu zazwyczaj kosztuje firmę 16 702 zł. Pracownik leci samolotem i jedzie do hotelu, gdzie zazwyczaj spędza sześć nocy. Podróże po Europie są tańsze (średnio 4 109 zł za trzy noce w hotelu i przelot) nie tylko dlatego, że podróż jest krótsza, ale też dlatego, że firmy wybierają zazwyczaj niższy standard hotelu i przelotu. Najtańsze i najkrótsze są delegacje w granicach naszego kraju. Firmy płacą średnio 619 zł za przejazd pracownika pociągiem i opłacają mu pobyt w hotelu na jedną noc.

Raport dla Hotailors analizuje bolączki, z którymi borykają się pracownicy i firmy podczas podróży służbowych. Pracownicy zazwyczaj lubią wyjazdy w delegacje, a nawet są one dla nich elementem podnoszącym atrakcyjność miejsca pracy. Jednak kiedy przychodzi do organizacji podróży, pojawiają się problemy. Największe z nich to właśnie planowanie wyjazdu, potrzeba pokrywania wydatków w całości z własnej kieszeni, a także rozliczanie ich po powrocie. Z punktu widzenia pracodawców to również poważny problem, bo cały proces planowania i rozliczania delegacji wyłącza pracownika ma trzy godziny z jego codziennych zadań. To mniej więcej jedna trzecia dnia pracy! Organizacja wyjazdów służbowych to problem, który będzie narastał. Bo zdaniem tylko 12 proc. respondentów będą oni podróżować mniej niż dotychczas. – W momencie zwiększania skali działania podróże służbowe stają się obszarem, który bez optymalizacji powoduje nie tylko ogromne obciążenia, ale jest również nieefektywny finansowo – zauważa Michał Szeksztełło, dyrektor operacyjny i współzałożyciel Hotailors.

Pracownicy zwracają uwagę, że zależałoby im na poprawie jakości bazy hotelowej oraz zniesieniu konieczności pokrywania całości wydatków. Bywa, że kiedy intensywność podróży wzrasta, stają się one dla pracowników źródłem stresu. – Można wówczas zauważyć u niektórych pracowników coś w rodzaju syndromu „zmęczenia podróżami służbowymi”, który przejawia się m.in. szukaniem zastępstw lub nawet braniem zwolnień lekarskich – mówi psychiatra dr Dawid Wiener z firmy Cogision.

– Rozwiązaniem wielu problemów polskich firm jest wykorzystanie nowych technologii w planowaniu i rozliczaniu podróży służbowych – mówi Filip Błoch.

Hotailors Polska firma, która – wykorzystując sztuczną inteligencję – ułatwia firmom organizowanie podróży służbowych. Za pomocą platformy Hotailors wszyscy pracownicy mogą rezerwować wyjazdy w ramach przysługujących im limitów, natomiast firma otrzymuje jedną zbiorczą fakturę. Ułatwia to również organizację podróży służbowych dla pracowników zewnętrznych. Hotailors zapewnia firmom dokładną kontrolę wydatków w czasie rzeczywistym. Jednocześnie podróżujący mają zapewnione przez cały czas wsparcie agentów podróży.

Rozwiązania Hotailors mogą zredukować koszty podróży służbowych nawet o 30 proc. i zmniejszyć czas potrzebny do ich zaplanowania, organizacji i rozliczenia o 90 proc.

Więcej informacji: http://bit.ly/hotailors-raport-podroze-sluzbowe-2019