Jak businesswoman organizuje pracę w firmie?

Polskie businesswoman osiągają sukces, a prowadzone przez nie przedsiębiorstwa zatrudniają kilkadziesiąt, a nawet kilkaset osób. Co więcej, wiele z nich w obliczu pandemii wykazuje się większą determinacją w utrzymaniu swoich firm. Cechuje je też elastyczność i otwartość na nowe kierunki rozwoju. Wiele decyduje się na cyfrową transformację, widząc w niej szansę na sprawne funkcjonowanie w nowej rzeczywistości. Jednak okazuje się, że wdrożenie nowych narzędzi bywa trudniejsze niż się wydaje. Czemu tak się dzieje i jak właściwie wprowadzić platformy do zarządzania projektami typu Asana, by stworzyły wysoce wydajne zespoły?

Jaka jest współczesna businesswoman?

Stereotyp przełożonej kierującej się emocjami odszedł już w zapomnienie. Przedsiębiorcze businesswoman:

są perfekcyjnie zorganizowane – w czym pomaga im zazwyczaj wrodzona wielozadaniowość;
doskonale radzą sobie z makro zarządzaniem, patrząc perspektywicznie na rozwój swojej firmy;
ufają swoim pracownikom i nie boją się delegować zadań, czym zwiększają ich zaangażowanie;
patrzą szerokokątnie na współpracowników i są bardziej wyrozumiałe, co robi z nich doskonałych liderów;
rzadziej zwalniają w kryzysie, a raczej szukają rozwiązań pozwalających na adaptację i przetrwanie firmy w niezmienionym składzie.

Cyfrowa transformacja szansą na przejęcie kontroli w nowej rzeczywistości

Businesswoman w Polsce podzielić można na dwie grupy. Pierwsza z nich kieruje firmą, bazując na mailach i komunikacji synchronicznej – telefon, spotkania indywidualne i konferencje z udziałem całych działów.

Druga przeszła lub jest w trakcie cyfrowej transformacji. Skuteczne wdrożenie narzędzia do zarządzania pracą i zadaniami oraz komunikacja asynchroniczna okazała się koniecznością w obliczu powtarzających się kwarantann pracowników lub zamknięcia całych zakładów w wyniku pandemii.

Kiedy minął najgorszy czas, okazało się, że nowy system i narzędzia pracy sprawdzają się nie tylko w zespołach rozproszonych, ale w znacznym stopniu pomagają w koordynacji pracy w tradycyjnym systemie stacjonarnym.

Korzyści z Asany – organizacja

Czy Asanę da się opisać jednym zdaniem?

Nie bardzo.

Jest to bowiem kompleksowe narzędzie do zarządzania, które spaja wiele płaszczyzn działalności firmy. Bizneswomen doceniają ją za:

większą kontrolę nad projektami i etapami ich realizacji;
przejrzystość zależności pomiędzy poszczególnymi zadaniami;
skuteczniejsze zarządzanie rozwojem firmy, w tym wieloma wieloma zespołami i projektami jednocześnie.

Jednak część zadaniowa i koordynacyjna to tylko jedna strona Asany, która sprawdza się w zarządzaniu przedsiębiorstwami przez bizneswoman.

Korzyści interpersonalne z Asany jako narzędzia do zarządzania pracą i projektami

Jak pokazują badania, kobiety szerzej patrzą na swój zespół niż szefowie-mężczyźni. Wykazują się większą wyrozumiałością, a także chęcią poznania pracowników i ich sytuacji życiowej. Dużą rolę przykładają do integracji w zespole, a także do identyfikacji pracownika z marką. Dlatego też w większym stopniu dbają o ich samopoczucie, zdając sobie sprawę, jak relacje na poziomie szef-pracownik wpływają na motywację i zaangażowanie.

W tym także pomaga im Asana.

Jako narzędzie do zarządzania pracą i zadaniami posiada oś czasu, na której w przejrzysty sposób przedstawione są działania przypisane do poszczególnych pracowników. Daje to przejrzysty obraz obłożenia każdego z nich.

Co z tego wynika?

Użytkownicy Asany w firmie mają możliwość reakcji w dowolnym momencie i odciążenia pracownika poprzez delegację części zadań na innych członków zespołu.

Korzyści:

zapobieganie wypaleniu zawodowemu cennych członków zespołu;
wdzięczność i większe zaufanie pracowników przekładające się pozytywnie na ich zaangażowanie;
zachowanie ciągłości wykonywanych zadań;
minimalizacja ryzyka przekroczenia terminu realizacji;
budowanie pozytywnych relacji na linii lider-pracownik.

Budowanie relacji z zespołem rozproszonym jest prostsze i skuteczniejsze przy użyciu narzędzia do zarządzania celami, pracą i komunikacją. Aby to udowodnić, Asana dostarcza danych w postaci liczb, wykresów i miar progresu. Dzięki temu, jak nigdy dotąd, możesz weryfikować aktualną sytuacją firmy, na wielu płaszczyznach.

Korzyści z Asany – klarowne i kompleksowe informacje

Dla wielu businesswomen przejrzyste jest także raportowanie, w którym widoczne są najważniejsze dane dotyczące projektu, w tym obciążenie pracowników, progres projektu czy nawet finansowanie i zwrot poniesionych inwestycji.

Dużą zaletą narzędzi typu Asana jest możliwość dopasowania raportów do aktualnych potrzeb. To ułatwia analizę, a tym samym zwiększa kontrolę i planowanie w przedsiębiorstwie.

Mimo tych wszystkich zalet, część businesswoman i przedsiębiorstw nie wykorzystuje możliwości Asany. Mało tego, traktuje je jak nietrafioną inwestycję.

Dlaczego tak się dzieje?

Niedopasowanie Asany do potrzeb przedsiębiorstwa

Obecnie platforma dostępna jest w trzech planach:

podstawowym,
biznesowym,
premium.

Różnią się one zakresem funkcjonalności i możliwościami. Nie zawsze najwyższy i najdroższy plan jest najtrafniejszy. Zdarza się, że część możliwości jest niewykorzystywana, a jednocześnie utrudnia naukę tych niezbędnych.

Sytuacja bywa też odwrotna. Jeśli wybór pada na opcję o mniejszej funkcjonalności, platforma nie odpowiada w pełni potrzebom organizacji. W takim przypadku zarządzanie jest utrudnione.

Jak temu zapobiec?

Wiedza teoretyczna z funkcjonalności Asany – programu do zarządzania pracą i projektami nie daje pełnego obrazu jej możliwości. Warto zasięgnąć porady osób specjalizujących się we wdrażaniu tego typu rozwiązań. Początkiem ich działania jest zapoznanie się z potrzebami przedsiębiorstwa i jego strukturą. Na tej podstawie proponują odpowiedni plan wraz ze strategią jego implementacji.

To właściwie jest kluczem do sukcesu.

Gdyż…

Samodzielne wdrożenie Asany może rodzić chaos organizacyjny

Asana jako narzędzie zarządzania projektami jest niezwykle rozbudowana. Daje szerokie spektrum możliwości i wiedzy o tym, co aktualnie dzieje się w przedsiębiorstwie. Dlatego też jej implementacja wymaga czasu, zwłaszcza w organizacjach, w których do tej pory zarządzenie opierało się o tradycyjne metody, narzędzia i komunikację synchroniczną.

Proces wdrażania powinien być podzielony na etapy, brać pod uwagę dotychczasową formę organizacji pracy, a także zależności pomiędzy działami i potrzeby samego przedsiębiorstwa.

Tymczasem przy próbie samodzielnego wdrażania Asany, często popełnianych jest kilka podstawowych błędów.

Implementacja odbywa się bez przejrzystego harmonogramu, co wprowadza chaos.
Zmiany wprowadzane są bez właściwej kolejności, co powoduje zaburzenia w funkcjonowaniu zespołów i organizacji.
Nie ma klarownych reguł stosowania nowego narzędzia, zatem pracownicy korzystają z niego według własnych przyzwyczajeń. To powoduje, że Asana staje się narzędziem blokującym zespoły, a nie poprawiającym ich efektywność.

Rozwiązanie?

Jest tylko jedno – pomoc specjalistów zajmujących się właśnie procesem implementacji. Na rynku polskim rozwiązano ten problem, gdyż sama Asana nawiązała współpracę z Remote Sensei. Główny partner Asany w Polsce posiada jej akredytację do wdrażania narzędzia i prowadzenia szkoleń w języku polskim i angielskim. Dodatkowo oferuje support 24/7, co znacznie zabezpiecza skuteczne działanie firmy.

Skorzystanie z tego typu usług pozwala na:

płynną adaptację wszystkich niezbędnych funkcjonalności bez wpływu na wydajność zespołów;
skrócenie czasu wdrożenia narzędzia do zarządzania zadaniami;
rozwiązywanie problemów w czasie rzeczywistym.

Cyfrowa transformacja, nowe narzędzia oraz formy zarządzania firmą teraz są jeszcze Twoim wyborem. Wkrótce staną się koniecznością. W dobie pracy zdalnej i hybrydowej oraz powszechnej globalizacji rynku pracy będzie to jedyna opcja. Od Ciebie zależy, czy zmiany wdrożysz teraz, dając sobie czas na ich adaptację i szansę na poprawę wydajności, czy jednak poczekasz aż stanie się to koniecznością.