Współzałożycielka i współwłaścicielka rodzinnej firmy Archivio zajmującej się outsourcingiem procesów biznesowych, ich optymalizacją i automatyzacją. Z Archivio związana od 2009 roku. Od 2019 r. prezes zarządu i dyrektor zarządzający. Absolwentka MBA w Akademii im. L. Koźmińskiego, Fachhochschule Osnabrück w Niemczech, Wyższej Szkoły Ubezpieczeń i Bankowości w Warszawie oraz stypendystka Erasmusa. Prywatnie – żona oraz mama Amelki i Lenki.
BWL: Z Archivio jest Pani związana zawodowo od kilkunastu lat, a obecnie piastuje tu Pani stanowisko prezesa. Jak wspomina Pani początki firmy?
AS: Archivio jest firmą rodzinną, która powstała w 2003 roku. W tym mniej więcej czasie mojemu mężowi wpadł w ręce artykuł opisujący archiwa banków szwajcarskich, które dla większego bezpieczeństwa zlokalizowano w pomieszczeniach wykutych w skałach. To nas zainspirowało. Byliśmy wówczas w posiadaniu pewnych przestrzeni magazynowych, które postanowiliśmy wykorzystać do rozwoju takiego właśnie biznesu: usług archiwizacyjnych dla firm. Te blisko dwadzieścia lat temu archiwizacja dokumentów w dużej mierze polegała właśnie na zapewnieniu odpowiednich przestrzeni magazynowych, w których bezpiecznie i w sposób usystematyzowany można by archiwizować papierową dokumentację. Pamiętam jak dziś, że pierwsze pudła archiwizacyjne, które miały być wykorzystane w naszej świeżo zarejestrowanej firmie, zszywaliśmy własnoręcznie podczas pewnego czerwcowego grilla, na który zaprosiliśmy całą rodzinę.
BWL: Zdawali sobie Państwo wówczas sprawę, że tego czerwcowego wieczoru rozpoczynacie budowę firmy, która niebawem da utrzymanie kilkudziesięciu pracownikom i będzie obsługiwała poważne podmioty z branży finansowej i handlowej?
AS: Wówczas na pewno jeszcze nie. Nikt nie zakładał tak prężnego i dynamicznego rozwoju. Ja sama nie od razu zrezygnowałam ze swojej pracy zawodowej na rzecz pracy w Archivio i do jego zespołu dołączyłam dopiero po paru latach, po urodzeniu drugiej córki… Nikt również nie zakładał i nie mógł też przewidzieć, że po niedługim czasie od momentu mojego zatrudnienia się w firmie moja kariera zostanie na kilka lat wstrzymana, a zawodowe ambicje i zamierzenia zejdą na bardzo odległy plan.
BWL: Co się wówczas stało?
AS: Ciężkie chwile nadeszły już po narodzinach drugiego dziecka: córka w wieku kilku tygodni bardzo poważnie zachorowała i przez wiele miesięcy toczyliśmy walkę o jej zdrowie. Gdy sprawy zaczęły wychodzić na prostą, ja sama zachorowałam na nowotwór złośliwy. Operacja, cykl chemio- i radioterapii całkowicie wyłączyły mnie z życia rodzinnego i zawodowego. Moją wielką inspiracją do walki stała się Magda Prokopowicz i jej Fundacja Rak’n’Roll. Magda była moją rówieśniczką i zaczęłyśmy chorować w podobnym wieku. Mocno się z nią utożsamiałam.
BWL: Historia Magdaleny Prokopowicz nie miała swojego szczęśliwego zakończenia. Pani się udało…
AS: Nie od razu. Dziś już wiem, że im bardziej się czegoś boimy, tym większa szansa, że nas to spotka – i tak było w moim wypadku. Drugi raz hamulec awaryjny życie włączyło niespełna trzy lata po zakończeniu terapii. Choroba wróciła, a ja poczułam, że życie rzuciło mnie na kolana. Miałam wrażenie, że to już koniec. Napisałam list pożegnalny do męża i poddałam się, ale… na szczęście tylko na chwilę.
BWL: Co zmotywowało Panią do tego, żeby jeszcze raz stanąć do walki?
AS: Zmierzyłam się z wizją własnej śmierci i uznałam, że nie mam już nic do stracenia, a przecież nie chciałam poddawać się walkowerem. Skorzystałam też z pomocy psychologa, który wypowiedział zdanie, które przemeblowało całe moje myślenie o raku: „Pamiętaj, że choruje tylko pięć procent twojego ciała. Dziewięćdziesiąt pięć procent jest zdrowe”. Wtedy odezwała się we mnie waleczna część mojej osobowości – znalazłam lekarza, który mi pomógł przejść przez chorobę na moich własnych zasadach: nie chciałam brać chemii i po raz kolejny na wiele miesięcy wyłączać się z życia. Rano jechałam więc na naświetlania albo na wizyty kontrolne czy inne badania, a potem – ruszałam do pracy. Własna firma dała mi możliwość harmonijnego połączenia leczenia z namiastką normalnego życia. Ale ta namiastka była bezcenna.
BWL: Nie ma złych doświadczeń, bo nawet te pozornie złe przynoszą dobro: czegoś nas uczą, kształtują i rozwijają. Podpisałaby się Pani dziś pod takim stwierdzeniem?
AS: Oj tak, podpisuję się pod tym stwierdzeniem obiema rękami. Choroba zabrała mi wiele, ale jeszcze więcej dała. Pozwoliła mi się zatrzymać, rozejrzeć i zrozumieć, co jest ważne, na czym mi zależy. Nauczyła mnie, że życie mamy tylko jedno i warto je przeżyć na swoich zasadach. Te trudne doświadczenia otworzyły mnie również na siebie: na moje własne potrzeby i na samorozwój.
Najważniejsze w życiu jest…
Zdrowie.
Po pracy najchętniej…
Wracam do domu do córek i męża.
Na bezludną wyspę zabrałabym…
Matę do jogi, książki i… ludzi!
Mam wielką słabość do…
Podróży, dobrego jedzenia i szybkich samochodów.
BWL: Czy „złe” można przekuć w „dobre” również w biznesie?
AS: Owszem, a my w Archivio mieliśmy tego bardzo dobitny przykład. Kilka lat temu nasi zewnętrzni współpracownicy oraz pracownicy okazali się skrajnie nielojalni, a nazywając rzecz po imieniu, uciekli się do biznesowego szantażu. Postawili nas w patowej sytuacji i tylko dzięki pomocy mądrych osób, które na całą sytuację pomogły nam spojrzeć z zewnątrz, udało się nam wyjść z klinczu. Ale właśnie dzięki temu kryzysowi nastąpiło samooczyszczenie w firmie. Uwolniliśmy się od toksycznych osób i sytuacji i zaczęliśmy budować nową organizację, co bardzo pozytywnie wpłynęło na pracowników. Teraz firmę tworzą niesamowici, zaangażowani i wartościowi ludzie, z którymi uwielbiam pracować.
BWL: Archivio nie jest już tą samą firmą co jeszcze kilkanaście lat temu również za sprawą cyfrowej rewolucji. Jak wszechobecna digitalizacja wpłynęła na profil Waszej działalności?
AS: Około 2015 roku obraliśmy nowy kurs: postanowiliśmy rozszerzyć naszą działalność o duży obszar związany ze skanowaniem, digitalizacją i archiwami elektronicznymi, czyli wyjść poza standardową archiwizację dokumentów papierowych, by móc docelowo zaoferować kompletny outsourcing procesów biznesowych w oparciu o dokumenty w formie cyfrowej.
BW: Tę zmianę wymógł rynek czy nowe normy prawne?
AS: W tamtym czasie poszerzenie oferty wynikało w dużej mierze z mojego wewnętrznego przekonania, że przejście do cyfrowego zarządzania dokumentami jest wyłącznie kwestią czasu; sama mam duże zamiłowanie do upraszczania sobie życia i korzystania z narzędzi cyfrowych. Również warunki działania są niezwykle dynamiczne. Weźmy pandemię. Po przejściu na pracę zdalną okazało się, iż firmy, które są w tym świecie digitalizacji bardziej zaawansowane, mogły szybciej i sprawniej odpowiadać na potrzeby klientów i rynku. Papier przestał być podstawową formą obiegu dokumentów. Cały czas wprowadzamy nowe rozwiązania i technologie. Są to zaawansowane systemy do OCR (optycznego rozpoznawania znaków), Workflow, platformy BPM i BPA wykorzystujące np. sztuczną inteligencję i roboty software’owe (RPA). Dzięki nim możliwa jest już nie tylko archiwizacja dokumentów (papierowych lub zdigitalizowanych w postaci skanów), ale też zaciąganie z nich danych i korzystanie z nich w codziennej działalności firmy.
BWL: Czy właśnie ten dynamiczny rozwój Archivio – ewolucję od pudeł archiwizacyjnych do pełnej cyfryzacji – poczytuje dziś sobie Pani za swój największy sukces?
AS: Za największy sukces osobisty uważam podwójnie wygraną walkę z nowotworem i siłę, jaką w sobie dzięki temu odnalazłam. Sukces zawodowy z kolei to z pewnością stworzenie firmy takiej, o jakiej zawsze marzyłam, gdzie pracuje się z zadowoleniem i gdzie panuje serdeczność. Nigdy za wiele słów uznania dla ludzi, z którymi wspólnie codziennie tworzymy tę jakość, tak więc wszystkim współpracownikom i zarządowi raz jeszcze za to wspólne tworzenie dziękuję.
