BWL: Jaka jest Twoja definicja facylitacji?

Edyta Kwiatkowska- Pelizg: Moja definicja facylitacji skupia się na procesie, w którym ułatwiamy grupie osiągnięcie wspólnych celów w sposób efektywny i harmonijny. Jest to o wiele więcej niż prowadzenie spotkań – to sztuka tworzenia przestrzeni, w której każdy czuje się słyszany i cenny. Facylitator działa jako neutralny przewodnik, który pomaga grupie skupić się na celach, stymuluje kreatywne myślenie i efektywną komunikację. Kluczowe jest tu budowanie zaufania i otwartości, aby każdy członek grupy mógł aktywnie uczestniczyć w procesie, co prowadzi do bardziej efektywnych i satysfakcjonujących wyników.

BWL: W jaki sposób facylitacja może wpływać na atmosferę spotkań w firmie i dlaczego to jest istotne dla ich efektywności?

Na podstawie moich doświadczeń, facylitacja znacząco wpływa na atmosferę i efektywność spotkań firmowych. Prowadziłam warsztaty, gdzie facylitacja pozwoliła uczestnikom wyrazić opinie w bezpiecznej, otwartej przestrzeni, co zwiększyło kreatywność i jakość dyskusji. Obserwowałam, jak facylitacja pomogła zespołom przełamać bariery komunikacyjne, co skutkowało szybszym osiąganiem celów i lepszymi decyzjami. Dzięki temu spotkania stały się bardziej zorientowane na rozwiązania i efektywne, co przekładało się na ogólną produktywność firmy.

BWL: Czy istnieją konkretne techniki facylitacyjne, które są szczególnie skuteczne podczas takich spotkań? Szczególnie w kontekście wykorzystania maksymalnego czasu?

Tak, istnieją konkretne techniki facylitacyjne, które są wyjątkowo skuteczne. Jedną z nich jest technika „brainstorming” – burzy mózgów, która stymuluje kreatywne myślenie i szybkie generowanie pomysłów. Kolejną jest „round robin”, gdzie każdy uczestnik ma określony czas na podzielenie się swoimi przemyśleniami, co zapewnia równomierny udział wszystkich. „Timeboxing” to kolejna technika, która polega na przydzielaniu określonego czasu na dyskusję każdego tematu, co pomaga w utrzymaniu spotkań w ramach harmonogramu. Te metody pozwalają maksymalnie wykorzystać czas spotkania, skupiając uwagę na produktywności i efektywności.

BWL: Jakie są najczęstsze błędy popełniane podczas spotkań w firmie? Szczególnie jeśli są to spotkania dotyczące omówienia ważnych sytuacji,  podczas których trzeba podjąć ważne decyzje.

Z mojego doświadczenia wynika, że najczęstsze błędy podczas firmowych spotkań to brak jasno zdefiniowanego celu lub agendy, co prowadzi do chaotycznych dyskusji bez konkretów. Często spotykam się z dominacją jednej lub kilku osób, co ogranicza wkład innych uczestników. Inny problem to brak efektywnej moderacji dyskusji, co może prowadzić do zbaczania z tematu i niewystarczającej analizy ważnych kwestii. Dodatkowo, nieefektywne zarządzanie czasem często powoduje przeciąganie się spotkań, co zmniejsza ich produktywność.

BWL: W jaki sposób facylitacja może wspomagać proces podejmowania decyzji podczas spotkań, przyspieszając go i jednocześnie zwiększając jakość decyzji?

Facylitacja ma kluczowe znaczenie w przyspieszaniu procesu podejmowania decyzji i zwiększaniu jego jakości. Jako doświadczona facylitatorka, widziałam, jak skuteczne prowadzenie spotkań pozwala na lepsze zrozumienie problemów i szybsze dochodzenie do konsensusu. Techniki facylitacyjne, takie jak tworzenie jasnej agendy, zapewnienie równego udziału wszystkich uczestników oraz efektywne zarządzanie czasem, przyczyniają się do bardziej skoncentrowanej i produktywnej dyskusji. Dzięki temu decyzje są podejmowane szybciej, a ich jakość jest wyższa, ponieważ opierają się na szerszej gamie perspektyw i są lepiej przemyślane.

BWL: Czy można podać konkretny przykład, jak facylitacja przyczyniła się do zwiększenia produktywności w spotkaniu lub procesie decyzyjnym?

Na przykładzie agencji marketingowej: ta firma borykała się z problemem rutynowego podejścia do projektów, co ograniczało ich kreatywność. Wprowadzenie facylitacji zmieniło sposób ich pracy. Zastosowanie technik facylitacyjnych, jak burza mózgów i technika 'sześć kapeluszy myślowych’ Edwarda de Bono, pomogło pracownikom w przełamywaniu schematów myślowych. Spotkania stały się bardziej dynamiczne i angażujące, co pozwoliło na odkrycie nowych, innowacyjnych pomysłów. Efektem była transformacja sposobu myślenia i pracy zespołu, co przełożyło się na znaczne zwiększenie kreatywności i efektywności w realizacji projektów.

BWL: Jakie narzędzia facylitacyjne są najbardziej skuteczne w kontekście spotkań zdalnych lub hybrydowych, szczególnie w dobie pracy na odległość?

W pracy zdalnej lub hybrydowej efektywne narzędzia facylitacyjne koncentrują się na zaangażowaniu uczestników i efektywnej komunikacji. Kluczowe są aplikacje do tworzenia map myśli lub tablic współpracy, które umożliwiają wizualizację pomysłów i wspólną pracę, np. Miro czy Padlet. Ważne są też narzędzia do szybkiego zbierania opinii i głosowań, jak Mentimeter, które pomagają w zrozumieniu grupowych preferencji. Aplikacje do zarządzania czasem, np. Time Timer, mogą pomóc w efektywnym wykorzystaniu czasu spotkania, zachowując jego strukturę i koncentrację.

BWL: Jakie są kluczowe umiejętności facylitatora, którego chcemy zaangażować do współpracy?

Kluczowe umiejętności facylitatora, które są ważne przy wyborze takiej osoby do współpracy, to przede wszystkim umiejętność słuchania i empatia, pozwalające na zrozumienie różnych perspektyw uczestników. Ważna jest też umiejętność zarządzania grupą, w tym radzenie sobie z konfliktami i utrzymywanie zaangażowania uczestników. Facylitator powinien umieć efektywnie zarządzać czasem i prowadzić spotkania w sposób skupiony i zorientowany na cel. Dodatkowo, umiejętności komunikacyjne i adaptacyjne są kluczowe, aby móc elastycznie reagować na zmieniające się sytuacje i potrzeby grupy. Oprócz wcześniej wymienionych umiejętności, kluczową cechą dobrego facylitatora jest bezstronność. Facylitator powinien zachować neutralność, aby zapewnić równość i sprawiedliwość w procesie grupowym. Równie ważne jest posiadanie odpowiedniego wykształcenia lub szkolenia z zakresu facylitacji, co zapewnia zrozumienie teorii i metod, jak również umiejętność ich praktycznego zastosowania w różnorodnych sytuacjach i środowiskach.

Edyta Kwiatkowska-Pelizg www.leadit.com.pl

Coacherka ICF, facylitatorka IAF, moderatorka Design Thinking i dyplomowana trenerka biznesu Wszechnicy UJ. Od 2018 roku aktywnie rozwijająca się w ramach Maxwell Leadership, gdzie obecnie pełni również rolę Peer Teaching Partnera.

10-letnie doświadczenie w branży trenerskiej, założycielka Instytutu Szkoleniowo-Rozwojowego z certyfikatem ISO 9001-2015, oferującego szkolenia i warsztaty w obszarze przywództwa, komunikacji i pracy zespołowej.

Wykładowca w Szkole Liderów w kooperacji Maxwell Leadership z Akademią Leona Koźmińskiego. Zaangażowana w rozwój liderek i organizacji, posiada bogate doświadczenie w pracy z firmami. Laureatka Maxwell Culture Awards 2023. Członkini tak prestiżowej instytucji, jak Forbes Coaches Council. Pasjonatka stałego rozwoju między innymi na kierunku psychologii klinicznej, MBA i w programie Harvard Manage Mentor®.