Rzadko który przedsiębiorca ma możliwość zakupu lokalu, w którym urządzi siedzibę swojej firmy. Najczęstszym rozwiązaniem jest w tym przypadku wynajem. Na co zwrócić uwagę przy wyborze miejsca oraz przy podpisywaniu umowy?

Jeśli planujemy wynajęcie lokalu przeznaczonego na siedzibę firmy, powinniśmy zwrócić uwagę na szereg kwestii, takich jak dopasowanie wybranego miejsca do charakteru działalności przedsiębiorstwa, atrakcyjna lokalizacja, stan techniczny obiektu oraz oczywiście wysokość czynszu i inne warunki umowy. Warto jeszcze przed rozpoczęciem poszukiwań sprecyzować, jakiego lokalu potrzebujemy oraz na jakiej wysokości opłaty będzie nas stać. W samym procesie szukania i selekcji przydatna będzie natomiast pomoc fachowca, znającego od podszewki rynek nieruchomości.

Wybór lokalu pod kątem potrzeb firmy

Podejmując decyzję o wynajęciu lokalu użytkowego na siedzibę firmy, przyjrzyjmy się różnym propozycjom pod kątem naszych potrzeb. Czy niezbędna nam będzie lokalizacja jak najbliżej centrum miasta, czy wystarczy punkt nieźle z centrum skomunikowany? Czy powinna to być powierzchnia biurowa w biurowcu czy innego typu lokal? Ilu i jak dużych pomieszczeń potrzebujemy? Jakie funkcje ma spełniać lokal? Wreszcie, należy dopasować te parametry do możliwości finansowych firmy. Najlepiej już od początku skorzystać z pomocy osób doświadczonych, zorientowanych na rynku nieruchomości, takich jak pośrednicy z Agencji Nieruchomości Bracia Sadurscy. Ekspert najszybciej wykona research wśród dostępnych ofert i zaprezentuje nam najlepsze możliwości.

Co rozważyć przed negocjacjami?

Przed rozpoczęciem negocjacji warunków umowy warto pozyskać informacje na temat paru kluczowych kwestii:

– czynsz – rozeznanie co do stawek czynszu i innych opłat związanych z najmem podobnych lokali; danych takich dostarczy nam pośrednik z agencji nieruchomości;

– na jaki okres chcemy wynająć lokal – może to być czas nieokreślony (wówczas w umowie wskazujemy, jak długi będzie okres wypowiedzenia), ale częściej wybiera się czas oznaczony (wyszczególniamy wówczas, od kiedy i do kiedy umowa obowiązuje; najczęściej zawiera się umowy na okresy od 3 do 5 lat; jest to o tyle korzystny wariant, że umowy nie wolno rozwiązać przed końcem, chyba że na skutek zaniedbań jednej ze stron, o których to sytuacjach również należy wspomnieć w umowie);

– czy osoba wynajmująca faktycznie ma prawo do dysponowania lokalem i czy przeznaczenie wybranego miejsca jest zgodne z ustaleniami miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego lub decyzją o warunkach zabudowy (zmiana sposobu użytkowania lokalu wiąże się z licznymi formalnościami);

– jakie są opłaty za media i inne kwestie związane z użytkowaniem lokalu;

– ilu i jak poważnych przeróbek będzie wymagał lokal, aby sprostał naszym potrzebom;

– jaki jest stan techniczny lokalu oraz jaki zakres ewentualnych napraw będzie naszym obowiązkiem, a co będzie należało do wynajmującego; niektóre remonty i ulepszenia mogą być rozliczone np. poprzez zwolnienie z czynszu przez wyznaczony okres;

– czy umiejscowienie lokalu sprzyja efektywności pracy – czy zapewnione są cisza i spokój w okolicy, czy okna pozwalają na odpowiednio wysoką dawkę światła dziennego;

– atutami są dobra komunikacja, zielone otoczenie (np. park), bliskość restauracji i sklepów, dostępność miejsc parkingowych, monitoring budynku.

Najważniejsze elementy umowy najmu

Umowa najmu lokalu użytkowego musi zawierać komparycję, czyli podstawowe dane obu stron (nazwy, adres, NIP, Regon, KRS lub numer działalności gospodarczej) oraz dane osobowe reprezentantów. Dane muszą być poparte dokumentami.

Kolejna część to opis przedmiotu najmu, który określa powierzchnię oddaną najemcy, dokładny opis lokalu wraz z położeniem w budynku, liczbę pokoi, korytarzy, pomieszczeń socjalnych, magazynków, toalet itd. Jest to też miejsce na wyszczególnienie praw najemcy dotyczących korzystania z lokalu oraz powierzchni wspólnych, takich jak np. parkingi.

Dalej określamy okres obowiązywania umowy, wysokość czynszu i sposób rozliczenia; należy wspomnieć o uiszczaniu opłat eksploatacyjnych, o zabezpieczeniu najmu lokalu (kaucja lub gwarancja bankowa), a także o kwestiach ubezpieczenia nieruchomości i majątku najemcy.

Ułożenie dobrej, dopracowanej w każdym szczególe umowy uchroni nas przed nieporozumieniami i konfliktami z wynajmującym związanymi z niedoprecyzowaniem niektórych aspektów związanych z użytkowaniem lokalu. Zapewnienie sobie pomocy fachowca to gwarancja, że lokal będzie odpowiadał naszym potrzebom, a umowa zostanie prawidłowo skonstruowana.