W zasady etykiety powinny wpisywać się zasady moralne. Bez silnych korzeni i wpojonych wartości odkurzanie etykiety tylko wtedy, kiedy wymaga tego sytuacja, nie przyniesie pozytywnych skutków – tłumaczy dr Irena Kamińska-Radomska, właścicielka firmy szkoleniowej The Protocol School of Poland.

BWL: Jest Pani właścicielką firmy szkoleniowej The Protocol School of Poland, a także autorką wielu publikacji związanych z etykietą w biznesie. Jak wspomina Pani początki swojej działalności?

IKR: Po przykrym doświadczeniu z firmą dla której pracowałam, wspólnie z mężem dużo rozmawialiśmy. Pewnego dnia rzucił hasło „etykieta”, które pozostało ze mną do dziś. Wcześniej byłam trenerem i zdobyłam doświadczenie w zakresie etykiety. Zaczęłam jednak szukać szkoły, która dałaby mi licencję na prowadzenie zajęć i szkoleń związanych z tą tematyką. Od tego czasu zaczęło się moje działanie, które przygotowało mnie do prowadzenia szkoleń obecnie. Etykietą zajmowałam się już dużo wcześniej, także jako nauczyciel. Prowadząc lekcje savoir-vivre’u, uczyłam dzieci właściwego dobierania stroju, powitań, podawania dłoni. W mojej działalności w zakresie etykiety były więc dwa starty.

BWL: Znajomość etykiety jest niezbędna w codziennych kontaktach zawodowych. Ułatwia również zdobycie awansu i pozwala wyróżnić się spośród konkurencji na rynku pracy. Jakie jeszcze korzyści niesie ze sobą znajomość zasad kultury biznesu?

IKR: Biznes i życie prywatne to dwa różne światy zasad w każdym kraju. Obyczaje różnią się między państwami, a zasady biznesowe są w pewnym sensie ponadnarodowe, ponadkulturowe i wywodzą się z protokołu dyplomatycznego, który jest najważniejszą księgą dobrych zasad. Uważam, że każda zasada zebrana w protokole jest ważna. Jedną osobę razi pewne faux pas, inną razi jeszcze inna niegrzeczność. Często osoba, która popełnia błąd i niewłaściwie zachowuje się w towarzystwie – nie zdaje sobie sprawy z tego, że ludzie zaczynają jej unikać. Często wynika to z faktu, że źle się czują w jej towarzystwie a w konsekwencji nie chcą nawiązywać współpracy i utrzymywać kontaktu. Każdy z nas zna podstawowe zasady związane z kulturą, ale każdy z nas ma je opanowane na innym poziomie. Najlepiej znać ich jak najwięcej, bo wtedy nie narażamy się w tak dużym stopniu na faux pas i rozpoznanie naszego błędu przez inne osoby. Ważne, aby mieć świadomość, że popełnienie błędu może być odebrane jako niegrzeczność, szczególnie jeśli ktoś wyjątkowo źle czuje się w naszym towarzystwie. Tego koniecznie powinniśmy być świadomi.

BWL: Czy zasady etykiety biznesu dla kobiet różnią się od tych dla mężczyzn? Jakie zasady zachowania według Pani są szczególnie warte uwagi?

IKR: W etykiecie biznesowej nie ma rozróżnienia płci. W relacjach służbowych dokładnie na te same sprawy powinny kłaść nacisk zarówno kobiety, jak i mężczyźni. Główne rozróżnienie dotyczy etykiety towarzyskiej, prywatnej i biznesowej. W naszej kulturze etykieta zakłada pierwszeństwo kobiet. Tymczasem precedencja i wszelkie zasady związane z precedencją w biznesie są osadzone na bazie rangi, a nie wieku i płci.

BWL: A jakich tematów nie powinno się poruszać na spotkaniu biznesowym?

IKR: Tak samo jak podczas rozmów z nowo poznanymi osobami – nigdy nie wiemy, kto nas słucha. Czasem najdrobniejszym gestem czy słowem możemy urazić choćby jedną osobę. Lepiej oszczędzić ryzyka popełnienia błędu i nie poruszać tematów związanych z polityką, zdrowiem i religią. Tematy, które są absolutnie zakazane oraz których nie powinniśmy poruszać bez posiadania wiedzy merytorycznej. Nie twierdzę, że nie można powiedzieć, że jest się osobą wierzącą – bo do tego mamy prawo, ale nie powinniśmy prowokować rozmów przypominających starcia na tle religijnym. Bardzo często jesteśmy również świadkami wypowiedzi przypadkowych ludzi w sprawach świata, w rolach ekspertów. Wyrażanie opinii osoby bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego jest również w złym tonie.

BWL: A jak przygotowanie merytoryczne wpływa na wizerunek mówcy podczas wystąpienia publicznego? W czym tkwi sekret doskonałych wystąpień?

IKR: Przede wszystkim w wystąpieniach publicznych najważniejsze jest przygotowanie wielopłaszczyznowe, które pozwoli ukierunkować przekaz przemówienia. Skuteczne przemówienie publiczne to takie, które ma sprecyzowany komunikat dla naszych odbiorców. Jeśli chodzi o zagadnienie i wiedzę merytoryczną, która ma być zawarta w wypowiedzi, to jeśli ktoś jeszcze nie jest ekspertem – to musi się nim stać się, występując publicznie. Inaczej wystąpienie nie ma sensu. Jeżeli zgadzamy się na podjęcie danego tematu podczas przemówienia, musimy być najlepszym ekspertem w danym momencie na sali. Sam mówca powinien zapomnieć o tym, że jest ważny. Wielu mówców popełnia podstawowy błąd, skupiając się na tym, aby dobrze wypaść. Występując publicznie chodzi o to, aby mieć myśli skierowane na najważniejsze osoby, czyli na odbiorców. To oni muszą mieć poczucie sensu wzięcia udziału w danym przedsięwzięciu. Inaczej jest to dla nich stracony czas. Już na etapie przygotowania trzeba mieć na uwadze to, co powie słuchacz po wyjściu z wystąpienia. Czy to, czego wysłuchał, dało mu wartość i utwierdziło go w przekonaniu, że było warto.

BWL: Coraz częściej mamy do czynienia z mniej formalnymi sposobami komunikacji w biznesie za pomocą social mediów. Jak Pani zdaniem powinna wyglądać profesjonalna komunikacja służbowa za pomocą tych narzędzi?

IKR: W komunikacji w mediach społecznościowych bardzo ważne jest to, aby mieć świadomość, że treści w nich zamieszczane nigdy nie zostaną zapomniane, w odróżnieniu od mediów tradycyjnych. Jeśli zamieszczamy tam informacje, które za jakiś czas mogą być źle odebrane lub niewłaściwe – lepiej się dwa razy zastanowić, czy ich publikacja jest faktycznie konieczna. Winston Churchill mawiał, że „dżentelmen to jest taki mężczyzna, który dwa razy pomyśli, zanim nic nie powie”. Ja bym to przekształciła w kontekście mediów społecznościowych, że należy dwa razy pomyśleć, zanim się niczego nie zamieści. Wiemy, jaka jest medialna rzeczywistość i jakimi prawami się ona rządzi. Czasami ciężko się odbić od dna, jeżeli wypowiemy się w nieodpowiednim tonie. Byłabym również ostrożna w kontekście publikowanych treści. Ostrożność ta powinna się zawierać w odniesieniu do tematów, których powinniśmy unikać zgodnie z protokołem dyplomatycznym, etykietą, czyli tak jak wspominałam tematów związanych z polityką, religią, zdrowiem, kontrowersjami, cenami. W kontekście zamieszczanych cen – coraz częstsze jest zjawisko obnoszenia się z własnym majątkiem. To bardzo nietaktowne.

BWL: Obecnie chyba coraz częściej mamy do czynienia z tym zjawiskiem. Szczególnie w pokoleniu młodych osób, które opierają swoją działalność na mediach społecznościowych.

IKR: Tak, zgadzam się. Tym bardziej jeśli ktoś w młodym wieku, w bardzo krótkim czasie dochodzi do nagłej zmiany statusu społecznego. Lepiej jest przejść tę drogę małymi krokami, tak aby poradzić sobie również psychicznie z różnymi zmianami, z ostrożnością, bez obnoszenia się. Z własnego doświadczenia wiem, że w życiu różne sytuacje pokazują i dają nam lekcje, które musimy przejść. Ważne jest to, aby działać w zgodzie z zasadami moralnym i zasadami etykiety. Trzy podstawowe filary etykiety to dobro, prawda i piękno. Jeżeli ktoś hołduje tym zasadom, to nawet w razie drobnych błędów czy niepowodzeń – szybko jest w stanie sobie z nimi poradzić. Jeśli ktoś nie ma silnego kręgosłupa moralnego, zbudowanego na podstawie tych filarów, to w burzach zewnętrznego świata ciężko jest mu się podźwignąć. Szczególnie w obecnej chwili świat pokazuje nam, jak na wiele rzeczy nie mamy wpływu. Musimy bazować na silnych korzeniach i wpojonych wartościach, a nie odkurzaniu etykiety tylko wtedy, kiedy wymaga tego sytuacja. I tutaj nie rozróżniałabym nawet dwóch sfer: oficjalnej i nieoficjalnej. Osoba która jest dobrze wychowana, zawsze zachowuje się właściwie. I to mocno podkreślam. Jeżeli zasady etykiety stosujemy wybiórczo, bo w danym momencie to się opłaca, bądź wymaga tego sytuacja – to po pierwsze jest to grzeczność kupiecka, a po drugie nigdy nie staniemy się autentyczni w oczach innych. Etykieta jest niewidoczna, swobodna. Jest to klucz do nawiązywania dobrych relacji i życia w zgodzie z zasadami.