Jak skutecznie zabezpieczyć płatności w przedsiębiorstwie?

Zweryfikuj swojego kontrahenta. Radzimy, jak skutecznie zabezpieczyć płatności w przedsiębiorstwie.

Każdy przedsiębiorca ma świadomość, że prowadzenie działalności gospodarczej niesie ze sobą wiele wyzwań. Obecnie jednym z większych jest zapewnienie jej bezpieczeństwa finansowego, z czym nieodłącznie wiąże się nawiązywanie trwałych i dobrych relacji gospodarczych oraz zabezpieczenie płatności z nimi związanych w taki sposób, aby prowadzona przez nas działalność nie utraciła płynności i mogła się dalej rozwijać.

To, co zwiększa bezpieczeństwo płatności, jak i prawdopodobieństwo skutecznej windykacji roszczeń
w przypadku jakichkolwiek problemów, to podjęcie pewnych działań zabezpieczających, poczynając już od etapu poprzedzającego nawiązanie współpracy. O jakich działaniach mowa? Oto kilka kroków, które mogą pomóc w uniknięciu problemów z brakiem zapłaty.

Jak zwiększyć bezpieczeństwo płatności?

W pierwszej kolejności warto:

zbadać wiarygodność partnerów handlowych, dokonując ich weryfikacji już na etapie poprzedzającym zawarcie umowy (coraz więcej przedsiębiorców wdraża w swoich firmach rozwiązania dotychczas stosowane głównie w branży finansowej, w tym w szczególności tzw. procedurę KYC – Know your Customer);
zadbać o odpowiednie przygotowanie dokumentów, przede wszystkim w formie pisemnej lub dokumentowej (umowa, list przewozowy), zatroszczyć się o wpisanie do umowy odpowiednich postanowień, zwiększających bezpieczeństwo dokonywanej transakcji, w tym w szczególności zabezpieczeń na wypadek braku płatności;
zadbać o odpowiedni monitoring płatności, który pozwoli na bieżąco reagować w przypadku wystąpienia opóźnień w zapłacie;
podejmować w odpowiednim czasie działania windykacyjne, które pozwolą na uzyskanie zapłaty poprzez negocjacje, mediację lub w razie konieczności, drogę sądową.

Gdzie szukać informacji o kontrahencie?

Wbrew pozorom jest sporo dostępnych źródeł informacji, z których możemy skorzystać, jeśli chodzi o weryfikację kontrahentów. Warto rozpocząć ją od nieformalnych działań, np. sprawdzenia kontrahenta w Internecie, ustalenia, gdzie mieści się jego siedziba i jak wygląda (tu można się posłużyć Google Street View). Możemy również śledzić media społecznościowe kontrahenta, serwisy z opiniami o pracodawcach czy fora dyskusyjne. Techniki tzw. białego wywiadu (OSINT – open-source intelligence) są dostępne dla każdego i mogą być bardzo przydatnym źródłem cennych informacji o kontrahentach.

Bardziej formalna weryfikacja polega na sprawdzeniu powszechnie dostępnych rejestrów publicznych, w których nieodpłatnie uzyskamy informacje na temat naszych kontrahentów. Sprawdzenie podstawowych informacji takich jak nazwa firmy, adres, numer NIP, numer KRS (jeśli dotyczy) jest absolutnym minimum, aby potwierdzić istnienie firmy. W tym celu można skorzystać z dostępnych publicznie rejestrów, o których mowa poniżej.

Centralna Ewidencja Działalności Gospodarczej (CEiDG) dotyczy przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, a także wspólników spółek cywilnych). Sprawdzenia można dokonać na stronie https://aplikacja.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/search.aspx, wpisując w wyszukiwarce znane dane przedsiębiorcy, jego adres, NIP etc.

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) składający się z rejestru przedsiębiorców, rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych , fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz rejestru dłużników niewypłacalnych (prowadzony do dnia 1 grudnia 2020 r.) do którego dostęp możemy uzyskać w pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/index.html.

To, co znajdziemy w CEiDG i rejestrach KRS, to m.in. informacje o dacie rozpoczęcia działalności, jej zawieszenia, zakończenia, a także o wszczęciu postępowania restrukturyzacyjnego lub upadłościowego. W KRS znajdziemy dodatkowo informacje dotyczące osób uprawnionych do reprezentowania danego podmiotu, informacje o sprawozdaniach finansowych, wysokości kapitału zakładowego, a także informacje o przekształceniach, połączeniach lub podziałach spółek.

Warto zwrócić uwagę, że wiele z tych informacji jest dostępnych bez konieczności analizy akt w sądzie, tj. poprzez Portal Rejestrów Sądowych pod adresem https://prs.ms.gov.pl/krs. Tu możemy bez logowania się sprawdzić dokumenty finansowe, akta rejestrowe (w takim zakresie w jakim są już zdigitalizowane, a od jakiegoś czasu postępowanie rejestrowe jest obowiązkowo prowadzone poprzez system teleinformatyczny), jak również rejestr zadłużonych (w tym m.in. osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą).

Krajowy Rejestr Urzędowy Podmiotów Gospodarki Narodowej (baza Internetowa REGON) jest na bieżąco aktualizowanym zbiorem informacji o podmiotach gospodarki narodowej prowadzonym w systemie informatycznym, do której dostęp mamy przez stronę pod adresem https://wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl/appBIR/index.aspx

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) jest publicznym rejestrem, w którym udostępnione są następujące dane beneficjentów rzeczywistych: imię i nazwisko, numer PESEL, państwo zamieszkania, wielkość i charakter udziału lub przysługujących uprawnień. Wyszukiwanie beneficjentów rzeczywistych w CRBR może nastąpić poprzez numer NIP (w przypadku spółek), numer PESEL beneficjenta rzeczywistego lub za pomocą imienia i nazwiska oraz daty urodzenia pod adresem https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/wyszukaj

Tzw. biała lista podatników VAT to prowadzony w postaci elektronicznej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym tych podmiotów, których rejestracja została przywrócona, które nie zostały zarejestrowane przez naczelnika urzędu skarbowego albo które zostały wykreślone. W wykazie, poprzez stronę pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/ można sprawdzać podmioty na wybrany dzień, przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany. Wykaz zawiera m.in. numery rachunków rozliczeniowych ujawnionych podmiotów.

W przypadkach transakcji obarczonych większym ryzykiem warto czasami sięgnąć po informacje również z innych (w tym odpłatnych) źródeł. Źródłami takich informacji mogą być:

Biura Informacji Gospodarczej (BIG) będące instytucjami gromadzącymi, przechowującymi i udostępniającymi dane o nierzetelnych dłużnikach. W Polsce działają następujące biura informacji gospodarczej: ERIF Biuro Informacji Gospodarczej, BIG InfoMonitor, Krajowy Rejestr Długów BIG, Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej (KBIG), Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych (KIDT).
Wywiadownie gospodarcze będące wyspecjalizowanymi podmiotami zajmującymi się odpłatnie pozyskiwaniem informacji dotyczących sytuacji gospodarczej przedsiębiorstw i przygotowujące raporty, których celem jest zminimalizowanie ryzyka związanego ze współpracą z danym podmiotem.

Weryfikując kontrahenta warto poprosić o referencje od innych firm, które z nim współpracowały lub współpracują, a także skontaktować się z tymi firmami w celu uzyskania informacji zwrotnych na temat rzetelności, terminowości płatności i ogólnej jakości współpracy z naszym potencjalnym kontrahentem. Dodatkowo możemy poprosić o zaświadczenie o braku zaległości wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego, a także o opinię bankową o prowadzonym rachunku bankowym. Warto prowadzić odpowiednie rejestry dokumentujące naszą dotychczasową współpracę z kontrahentem, by móc w razie konieczności sięgnąć również do źródeł wewnętrznych informacji, którymi mogą być rejestry działań windykacyjnych, rejestry należności lub zobowiązań czy rejestry spraw sądowych.

Weryfikacja zagranicznych partnerów biznesowych

Nieco więcej wysiłku wymagać będzie od przedsiębiorcy poznanie statusu kontrahenta zagranicznego, ale tutaj również można skorzystać z ogólnodostępnych rejestrów czy pomocy instytucji takich jak polskie placówki dyplomatyczne czy zagraniczne izby handlowe z siedzibą w Polsce;

Europejski portal „e-Sprawiedliwość” dostępny za pośrednictwem strony https://e-justice.europa.eu zawiera bazę danych europejskich firm oraz odesłanie do stron internetowych zagranicznych rejestrów. Rejestr ten umożliwia uzyskanie informacji na temat spółek wpisanych do rejestrów działalności gospodarczej w UE, Islandii, Liechtensteinie lub Norwegii (zakładka „Znajdź spółkę”), a także informacji na temat tego, czy firma kontrahenta nie znajduje się np. w stanie upadłości (sekcja „Połączone rejestry upadłości”).
Europejski rejestr VIES (https://commission.europa.eu). Rejestr VIES to skrót od VAT Information Exchange System, rejestr pozwala ustalić, czy klient posiada aktywny numer VAT UE. Jeśli danych potencjalnego kontrahenta nie ma w rejestrze, można zwrócić się z prośbą o weryfikację
w urzędzie skarbowym w kraju kontrahenta.
Można również poprzez Portal Promocji Eksportu (https://www.trade.gov.pl/) ustalić listę instytucji lub polskich placówek dyplomatycznych, które mogą pomóc w nawiązaniu kontaktów z zagranicznymi firmami.
Zagraniczne izby handlowe z siedzibą w Polsce oferują natomiast możliwość zamówienia raportów handlowych dotyczących wiarygodności firmy.

Czym jest procedura KYC?

Weryfikacja partnerów biznesowych nie jest uregulowana przepisami prawa. Brak w polskim porządku prawnym regulacji, która stanowiłaby podstawę prawną wdrażania mechanizmów weryfikacji kontrahenta, określiłaby zakres takiej weryfikacji czy ustalała kryteria jej oceny. Powyższe daje swobodę w zakresie kształtowania systemu weryfikacji partnerów biznesowych z uwzględnieniem specyfiki oraz potrzeb naszego przedsiębiorstwa.

Wprowadzając mechanizm weryfikacji kontrahentów możemy odwołać się do tzw. procedury KYC (Know Your Customer – w Polsce znany jest również jako polityka PSK, Poznaj Swojego Klienta), do której odnosi się ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniupieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Do jej stosowania zobowiązane są przede wszystkim instytucje finansowe czy też inne określone w ustawie podmioty. Celem jest zidentyfikowanie przez podmiot ją stosujący swoich klientów oraz beneficjentów rzeczywistych i uzyskanie odpowiednich informacji wymaganych do współpracy. W praktyce polega to m.in. na sprawdzeniu tożsamości klienta, prowadzonej przez niego działalności gospodarczej czy ocenie wiarygodności.

Pozostałe podmioty, nie wskazane w w/w ustawie mogą, ale nie muszą posiadać polityki KYC. Jej wdrożenie uznać jednak należy za dobrą praktykę, której warto przestrzegać, nie tylko aby zminimalizować ryzyko współpracy z kontrahentami działającymi niezgodnie z przepisami prawa, wbrew dobrym obyczajom czy praktykom handlowym, uniknąć udziału w tzw. karuzelach podatkowych (VAT) lub procedurze prania pieniędzy, uniknąć strat finansowych i wizerunkowych, zwiększyć prawdopodobieństwa dochowania należytej staranności, ale także by zmniejszyć prawdopodobieństwo nieotrzymania zapłaty lub niewykonania przedmiotu umowy przez kontrahenta, tj. zwiększyć bezpieczeństwo finansowe firmy.

Co powinna określać taka procedura? W dużej mierze zależy to od specyfiki przedsiębiorstwa, które ją stosuje. Działania podejmowane w celu weryfikacji kontrahentów, niezależnie od branży, zawsze jednak powinny być ustrukturyzowane i określać w szczególności:

cel przeprowadzania weryfikacji –gdy naszym celem jest skuteczne zabezpieczenie płatności w przedsiębiorstwie celem tym jest zminimalizowanie ryzyka transakcyjnego związanego z nawiązaniem współpracy z podmiotem niewypłacalnym,
zakres weryfikacji –nie powinien być on analogiczny wobec wszystkich podmiotów, a uzależniony od zidentyfikowanego ryzyka, wartości umowy czy innych czynników,
osoby odpowiedzialne – należy precyzyjnie określić role poszczególnych osób zaangażowanych w proces weryfikacji, w tym zakres ich obowiązków, ale również i terminów realizacji poszczególnych czynności weryfikacyjnych,
sposób weryfikacji – to wskazanie całego procesu przeprowadzenia badania kontrahenta, obowiązku podjęcia określonych czynności, od pozyskania danych kontrahenta, poprzez ich sprawdzenie, a także wybór źródeł pozyskania informacji. W procedurze takiej należy także ustalić sygnały ostrzegawcze, których wystąpienie powinno wzbudzić nasze wątpliwości, kryteria weryfikacji/oceny wiarygodności kontrahenta oraz konsekwencje wydania negatywnego raportu,
dokumentowanie – należy ustalić sposoby dokumentowania weryfikacji, a także zasady przechowywania i archiwizacji materiałów, które zgromadzimy w trakcie całego procesu. Informacje te należy archiwizować oraz przechowywać w bezpiecznym miejscu, do którego mają dostęp wyłącznie osoby uprawnione, każda zmiana danych powinna być udokumentowana i włączona w dokumentację klienta.

Weryfikacja kontrahentów a RODO

Wdrażając w przedsiębiorstwie procedurę weryfikacji partnerów biznesowych należy mieć na względzie, że proces badania wiarygodności kontrahentów (w tym gromadzenie, przetwarzanie i przechowywanie danych osobowych) powinien odbywać się zgodnie z prawem. Podstawą prawną czynności przetwarzania danych osobowych związanych z weryfikacją partnerów biznesowych jest zasadniczo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora.

RODO wprowadza szereg zasad dotyczących ochrony danych osobowych, których przetwarzane nie tylko musi być oparte na właściwej podstawie prawnej, ale również powinno spełniać inne zasady, przykładowo zasadę minimalizacji danych (konieczne jest gromadzenie i przetwarzanie tylko tych danych osobowych, które są niezbędne do realizacji określonego celu) czy zasadę bezpieczeństwa (dane osobowe kontrahentów muszą być odpowiednio zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy naruszeniem). Ponadto z prowadzeniem procesu weryfikacji wiąże się konieczność wypełniania obowiązków informacyjnych wobec osób fizycznych, których dane są przetwarzane. To oznacza, że stosowny zapis powinien zatem znaleźć się w klauzulach informacyjnych dla kontrahentów.

Czy nadal weryfikować kontrahenta już po zawarciu umowy?

Procedura weryfikacji kontrahenta powinna określać jej zasady również w trakcie trwania współpracy. Aby ustrzec się problemów z płatnościami nie wystarczy bowiem wyłącznie sprawdzenie go przed zawarciem umowy. Jednorazowa pozytywna weryfikacja nie oznacza przecież, że nasz kontrahent nie popadnie w problemy finansowe już w trakcie trwania naszej współpracy. Z tego też powodu procedura powinna przewidywać cykliczne dostarczanie określonych dokumentów czy przestrzegania określonych zasad. Aby weryfikacja w trakcie współpracy nie okazała się bezużyteczna, w umowach powinny się znaleźć również odpowiednie postanowienia dotyczące możliwości ich rozwiązania w razie stwierdzenia nieprawidłowości lub pojawienia się sygnałów ostrzegawczych.

Żaneta Ścigała, partner w kancelarii Legal Hub Wojnarowska Ścigała Irlik

Jako radca prawny doradza firmom i wspiera zarządy w podejmowaniu decyzji biznesowych. Jest ekspertem między innymi ds.compliance, czyli zabezpieczania przedsiębiorstwa przed ryzykiem naruszenia prawa, strat finansowych lub utraty reputacji.