Małymi kroczkami do sukcesu – Kaizen

Starasz się wprowadzać jakieś zmiany w swoim życiu i biznesie…

I okazuje się, że nic z tego nie wychodzi. To oznacza, że czas zmienić sposób działania. I nie potrzeba wcale od razu rewolucji i totalnej zmiany. Bo najlepsze efekty daje działanie stopniowe, małymi kroczkami, ale dobrze zaplanowane. I to jest właśnie istota filozofii Kaizen, która doskonale sprawdza się w biznesie.

 

Sylwia Petryna

CEO Petra Consulting

„Kiedy poprawiamy się odrobinę każdego dnia, po pewnym czasie zaczną pojawiać się duże zmiany. Nie staraj się uzyskiwać dużej poprawy w szybki sposób, ale codziennie wyszukuj po jednej małej możliwości rozwoju, tak tylko zachodzą zmiany, które pozostają na dobre”.

John Wooden

Może niektórych zdziwi, że metoda Kaizen ma stać się przewodnikiem do samodoskonalenia swojego „ja” i swojego biznesu. My, Europejczycy, i kultura wschodu? Czy nie szkoda czasu, pieniędzy i zaangażowania na tę filozofię?

Sama wiele razy miałam wątpliwości i bardzo powoli przełamywałam swoje bariery. Nie przekonywał mnie nawet fakt, że od wielu lat na całym świecie Kaizen jest traktowany jako ważny filar długofalowej strategii konkurencyjnej organizacji. Niechętnie więc i z ogromną ostrożnością poznałam dewizę, która w konsekwencji pomogła mi wyznaczyć azymut ku samodoskonaleniu. Pozwoliła także opracować i wdrożyć zmiany, które rozłożone w czasie w znaczny sposób udrożniły funkcjonowanie wielu firm.
A w chwili obecnej, w sytuacji w jakiej znalazł się cały świat, okazała się dla mojej firmy strzałem w dziesiątkę.

Co to w ogóle jest?

Zaczynając zupełnie od podstaw – Kaizen to inaczej KAI i ZEN, czyli ZMIANA i DOBRY:

Źródło: S. Petryna, M. Kruszyńska, A. Skibińska, Lean Office– odchudzanie w biurze i usługach, 2016 r., Wyd.: Fundacja VCC

To japońskie słowo, które ma podwójne znaczenie:

  1. Kaizen (jap. 改善, pisane znakami kanji), oznaczające po polsku: poprawę, polepszenie, zmianę na lepsze[1],
  2. Kaizen (jap. カイゼン, pisane pismem sylabicznym katakaną), oznaczające japońską filozofię biznesową (sposób postępowania) ustawicznego polepszania, poprawiania procesu zarządzania i produkcji na wszystkich jego szczeblach, z uwzględnieniem m.in. technik biznesu „just-in-time”[2].

Według Institute Kaizen jest praktyką ciągłego doskonalenia.

KAIZEN = SAMODOSKONALENIE

  • CZAS – KAŻDEGO DNIA
  • LUDZIE – WSZYSCY W ORGANIZACJI
  • RZECZY/PROCEDURY –WSZYSTKO W ORGANIZACJI
  • OD MAŁYCH ZMIAN – DO WIELKICH STRATEGICZNYCH UDOSKONALEŃ

Filozofia ta została opisana w 1986 r. przez Masaaki Imai w książce Kaizen: Klucz do sukcesu konkurencyjnego Japonii.

Ważne jest, aby uzmysłowić sobie, że Kaizen opiera się na pewnych zasadach przewodnich:

  • Dobre procesy przynoszą dobre rezultaty;
  • Idź, zobacz na własne oczy, aby zrozumieć obecną sytuację;
  • Posługuj się danymi; zarządzanie na podstawie faktów, danych, liczb;
  • Podejmuj działania mające na celu rozpoznanie przyczyny źródłowej problemów;
  • Praca w zespole;
  • Kaizen jest sprawą każdego człowieka;
  • Stosuj zasadę małych kroków;
  • W pierwszej kolejności wprowadzaj zmiany bezkosztowo;
  • Analizuj długo, wprowadzaj szybko;
  • Pamiętaj, że bezpieczeństwo pracowników jest najważniejsze;
  • Pracuj mądrzej, nie szybciej.

Zastosowanie filozofii Kaizen nie sprowadza się więc tylko do tego, aby produkt czy usługa odpowiadały określonym wymaganiom jakości. W myśl tej filozofii jakość sprowadza się do stylu życia – niekończącego się procesu ulepszania. Jej podstawową regułą jest ciągłe zaangażowanie oraz chęć do ustawicznego podnoszenia jakości firmy i produktu. Polega to na włączeniu procesu myślowego na każdym etapie działania. Jest odpowiedzią na zautomatyzowane, tradycyjne podejście do produkcji masowej, które eliminuje potrzebę świadomej oceny wykonywanego zadania.

Jedną z najbardziej istotnych cech Kaizen jest to, że duże rezultaty pochodzą z wielu małych zmian nagromadzonych w czasie. Pod warunkiem, że każdy członek organizacji jest zaangażowany w proces doskonalenia.

Od małych zmian do strategicznych udoskonaleń

Jednym z najprostszych metod potwierdzających daną teorię są niewątpliwie praktyczne przykłady „z życia wzięte”. Dlatego też pozwolę sobie na małe przesunięcie w czasie i w przestrzeni. Wyobraźmy sobie, że już podczas II wojny światowej Edward Deming rozwinął metodę „małych zmian” w fabrykach w USA. Głównym powodem była konieczność podwyższenia produkcji, a na wielkie zmiany brakowało odpowiedniej ilości zasobów. Deming uczył, że każdy członek organizacji (pracownik, dyrektor itd.) może zaproponować swój pomysł na ulepszenie procesu produkcji – nawet, jeśli to coś bardzo drobnego i z pozoru nieistotnego. Co ciekawe, każda z tych propozycji była brana pod uwagę. Ponieważ im prostsze rozwiązanie, tym bardziej zrozumiałe, Deming zaproponował niezwykle przejrzystą i powszechnie zrozumiałą zasadę doskonalenia jakości, nazwaną od jego nazwiska „kołem Deminga” lubmodelem P-D-C-A(planuj – wykonaj – sprawdź – doskonal). Dzięki zastosowaniu takiego podejścia odnotowano znaczący wzrost produkcji. Ulepszoną metodę przeniesiono do Japonii po II wojnie światowej, aby podnieść jej gospodarkę z ruin. Tam też została rozwinięta.

W takim razie jakie płyną z tego wnioski?

I tym razem okazuje się, że świat nauki jest pomocny. Dowiedziono bowiem, że nasz mózg broni się przed wprowadzeniem radykalnych zmian. Rewolucja odbierana jest przez nasz mózg jako zagrożenie, a główną jego rolą jest chronienie nas. Zrobi zatem wszystko, żeby zbojkotować/oddalić zagrożenie (znana każdemu „moc noworocznych postanowień”). Mózg pozwoli na wprowadzenie zmian, jeśli są tak drobne, że niemal niezauważalne.

Jeśli nie wprowadzisz drobnej zmiany, nie zrobisz wielkich udoskonaleń

Wiemy już, że jeśli zmiany, to drobne – jak więc je wprowadzić?

Warto podzielić wdrażanie zmian na etapy:

  1. Określamy, co chcemy uzyskać, unowocześnić, jaki mamy problem?

Pamiętamy o zasadzie – wszystkie pomysły są brane pod uwagę (zastosujmy np. burzę mózgów), przeanalizujmy, które z nich możemy wprowadzić w życie.

  1. Znajdujemy i wybieramy rozwiązanie. Przechodzimy do działania.

W tym miejscu pamiętamy o zasadzie małych kroków. Jeżeli dany pomysł wymaga większych zmian, zawsze możemy podzielić go na etapy wdrażania.

  1. Oceniamy nasze pomysły.

Cieszmy się wynikami, nagradzajmy pomysłodawców, zachęcajmy do kolejnych zmian i przede wszystkim nie zrażajmy się, jeżeli dana zmiana nie spełni naszych oczekiwań.

Trzeba pamiętać, że  to, co najważniejsze w filozofii Kaizen to zrozumienie, że jest to ciągły proces.

Wdrożenie jej firmie niesie ze sobą wiele korzyści nie tylko dla menedżerów, kadry zarządzającej, ale tak naprawdę dla wszystkich. Przede wszystkim motywuje do działania, docenia aktywność pracowników, pomaga rozwijać kompetencje, takie jak planowanie, dobre zarządzanie czasem, rozwiązywanie problemów. Podnosi także produktywność.

Metoda małych kroków z jednej strony jest oczywiście dążeniem do wyznaczonego celu, bo po to robimy zmiany, aby coś poprawić, ulepszyć. Ale co ważne – dzięki owym drobnym krokom powoli – ale stopniowo – zbliżamy się do wyznaczonego celu (sukcesu), nie zniechęcając się po drodze, że coś szybko nie działa. Wręcz przeciwnie – motywuje do dalszego działania.

Jak widać na przykładzie firm takich jak chociażby Toyota, ten model się sprawdza i jest nadal z powodzeniem stosowany.

Dzisiaj świat zwolnił – może to pora na Kaizen?

Jeśli chcielibyście spróbować swojej przygody z Kaizen – zapraszam do kontaktu :

biuro@petraconsulting.pl,

FB petraconsulting

Lnkd  #petraconsulting

Metoda Kaizen nie wprowadza rewolucji z dnia na dzień. Jest niekończącym się ulepszaniem procesu, dzięki czemu widzisz, jakie zmiany zachodzą po tygodniu, miesiącu, półroczu. Eliminujesz to, co nie działa i zamieniasz na to, co przynosi efekty. Bez ponoszenia wielkich strat finansowych i marnowania czasu.

[1]K. Yamada,The New Crown Japanese-English Dictionary,Tokyo1972, s. 411.

[2] Kaizen (ang.), The Free Dictionary by Farlex[dostęp 2014-11-27].

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.