Dokumenty firmowe potrafią przyprawić o zawrót głowy każdego przedsiębiorcę i pracownika. Jest ich po prostu mnóstwo, a im większa firma, tym ich więcej. Najprostsze rozwiązanie – pozbycie się dokumentów, z których już się nie korzysta – często nie wchodzi w grę. Firmy zobowiązane są do przechowywania niektórych rodzajów dokumentacji nawet przez okres pięciu lat od ich powstania. Jak zatem poradzić sobie z dokumentami w inny sposób? Poniżej prezentujemy kilka skutecznych sposobów na porządki w firmie!

Uporządkowanie dokumentów firmowych

Dokumenty firmowe powinny być przechowywane w siedzibie firmy w bezpieczny sposób. Deklaracje podatkowe, raporty, dokumenty rekrutacyjne i ofertowe, dane dotyczące funkcjonowania przedsiębiorstwa, sprzedaży i wielu innych aspektów mogą tworzyć niezliczoną, ale stale zwiększającą się objętość. Z tego powodu już od samego początku prowadzenia działalności zaleca się wyposażyć w narzędzia biurowe, które poradzą sobie z tym problemem.

Na rynku dostępnych jest wiele specjalistycznych regałów i półek księgowych. Meble na archiwa często mają wbudowane specjalne podziałki, dzięki którym od razu wiadomo, w którym miejscu należy szukać danego dokumentu. Porządkowanie dokumentów stanie się łatwiejsze, jeśli stworzy się indywidualny system ich przechowywania. Nie wszystkie arkusze warto przechowywać z podziałem na jedno kryterium (którym najczęściej jest data). Warto wyodrębnić miejsce na dokumenty sprzedażowe i informacyjne, te, które należy przechowywać na potrzeby organów skarbowych, jak i te, do których sięga się częściej.

Dbałość o dokumenty ofertowe

Jeszcze więcej uwagi trzeba poświęcić na porządkowanie dokumentów ofertowych. Dobra organizacja sprzyjać będzie efektywnej sprzedaży. Pracownicy firmy, którzy mają bezpośredni kontakt z klientami, np. sprzedawcy lub przedstawiciele handlowi, powinni być wyposażeni w profesjonalne narzędzia, które zwiększą atrakcyjność ich prezentacji. Podstawowym i najskuteczniejszym rozwiązaniem jest zakup teczek ofertowych i przyborów biurowych, które podkreślą styl firmy i będą ją reklamować.

Doskonałym wyborem są teczki ofertowe z personalizowanym nadrukiem, które można zobaczyć w tym miejscu: https://www.drukarniaonline.pl/product/print/1724/teczki-ofertowe. Nie tylko pozwolą one prawidłowo opanować chaos, który panuje przy różnorodnych dokumentach, ale jednocześnie, w przypadku przekazywania tych dokumentów do kontrahentów, pozwolą przemycić logo i subtelną reklamę naszej firmy do organizacji klienta.

Narzędzia te wpłyną na dobrą organizację pracy, wyeliminują wiele mniejszych problemów praktycznych i będą wpływały na poziom wewnętrznej kultury organizacyjnej.

Archiwizacja elektroniczna dokumentów firmowych

Dużym ułatwieniem będzie zdigitalizowanie dokumentów firmowych. Otwiera to drogę do nowych metod zarządzania dokumentacją i rzeczami firmowymi. Przede wszystkim zdigitalizowane dokumenty będą pełniły formę cyfrowych archiwów, do których dostęp będzie bieżący – zarówno z firmy, jak i z domu. Fizyczne dokumenty i teczki będzie można składować w innym miejscu. W większych miastach w Polsce coraz popularniejsze są specjalistyczne archiwa na dokumenty, z których korzystanie przypomina wynajem przestrzeni biurowej.

Artykuł partnera